Digitale praktikerklæringer, der kan verificeres: til uddannelsessteder og arbejdsgivere

Praktikforløb kræver formel dokumentation for, at den studerende har gennemført de krævede timer og opgaver.

HR-afdelinger og praktikkoordinatorer på uddannelsesstederne bruger mange timer på disse dokumenter i slutningen af hvert semester. De studerende har brug for pålidelig dokumentation for deres arbejde, både til godkendelse af praktikken og til fremtidige jobansøgninger. En moderne tilgang erstatter redigerbare filer med digitalt signerede erklæringer, som alle kan verificere med det samme.

Den voksende administration omkring praktik

Et praktikprogram indebærer meget administrativt arbejde. Mange HR-afdelinger kender presset ved semesterets afslutning, når flere praktikanter stopper på samme tid. Hver af dem skal have en praktikerklæring om forløbet, lederne udskyder ofte deres vurderinger, og bunken vokser.

Praktikkoordinatoren på uddannelsesstedet står med det samme problem fra den anden side. De studerende kommer tilbage og afleverer deres dokumentation, og koordinatoren skal gennemgå hver fil for at godkende praktikken: datoer, timer og opgaver. Ser et dokument mistænkeligt ud, må koordinatoren kontakte virksomheden.

Manuelt udarbejdede dokumenter forsinker både HR og de studerende, der venter på at få deres praktik godkendt.

Den frem- og tilbagekommunikation koster tid. Virksomheden vil give praktikanten en god oplevelse, uddannelsesstedet vil have en smidig proces, og den studerende vil bare have sin praktik godkendt. En struktureret måde at udstede og verificere praktikerklæringer på løser problemet.

Hvad uddannelsesstedet forventer

En praktikerklæring er ikke bare et venligt takkebrev. Den er dokumentation, som uddannelsesstedet bruger til at vurdere, om den studerende har opfyldt kravene i sin uddannelse. Mangler der vigtige oplysninger, kan erklæringen blive afvist.

Kravene varierer mellem uddannelser og lande, og mange uddannelsessteder har deres egne skabeloner eller retningslinjer. Typisk forventes det, at erklæringen angiver praktikkens art, varighed og formål, de opgaver den studerende har løst, og de kompetencer, hun har tilegnet sig. Kontrollér, hvad den studerendes uddannelsessted kræver, før I fastlægger indholdet.

Når HR skriver erklæringerne i hånden, glemmer man let et af felterne. En leder skriver måske en flot vurdering af den studerendes personlighed, men glemmer at beskrive opgaverne. En fast skabelon forhindrer den slags fejl, fordi alle de nødvendige felter skal udfyldes: startdato, slutdato, antal timer, de vigtigste opgaver og de tilegnede kompetencer. Så får hver studerende en erklæring, der lever op til uddannelsesstedets forventninger.

Bemærk, at det altid er uddannelsesstedet, der afgør, om praktikken godkendes, og om den giver ECTS-point. Virksomheden udsteder erklæringen, og et værktøj som Diplino leverer den og gør den mulig at verificere, men Diplino akkrediterer ikke forløb og tildeler ikke point.

Derfor består almindelige filer ikke tillidstesten

Mange virksomheder er gået væk fra at printe erklæringer og sender i stedet en PDF på e-mail. Det sparer papir, men giver et tillidsproblem. En almindelig PDF kan åbnes og ændres med et simpelt redigeringsprogram. En studerende kunne ændre praktikkens varighed fra to til seks måneder, tilføje kompetencer, hun aldrig har lært, eller gøre en middelmådig vurdering til en fremragende.

En almindelig PDF giver ingen reel sikkerhed, fordi teksten kan ændres efter, den er gemt.

Når praktikkoordinatoren modtager en almindelig PDF, kan hun ikke vide, om den er ægte eller ændret efter udstedelsen. For at tjekke den må hun finde HR-afdelingens kontaktoplysninger og skrive en e-mail. Det tvinger uddannelsessteder og fremtidige arbejdsgivere til manuel kontrol og modarbejder hele formålet med at udstede en erklæring.

Digitale signaturer uden besvær

For at løse problemet skal erklæringen kunne vise, at den ikke er ændret. Det er her, digitale signaturer kommer ind. I Diplino bliver de centrale oplysninger i hver erklæring digitalt signerede, når den udstedes, og erklæringen får sin egen verificeringsside. Ændrer nogen den studerendes navn eller timer i en kopi, stemmer kopien ikke længere med det signerede. Verificeringssiden viser stadig de oprindelige oplysninger, så den, der sammenligner, kan se ændringen.

Mange eksperimenterende projekter forsøger at løse problemet med komplekse decentrale netværk. En gennemgang af systemer til uddannelsesbeviser fra 2017 til 2026 viste, at næsten alle eksperimenterende projekter bruger blockchain, mens andre vigtige spørgsmål om samspil mellem systemer stadig er lidt undersøgt.

Digitale signaturer bekræfter ægtheden uden kompleks eller eksperimenterende infrastruktur.

Du behøver ingen blockchain for at vise, at et dokument er ægte. Diplino bruger en database og en digital signatur, som serveren kontrollerer, når verificeringssiden åbnes. Det giver HR den nødvendige sikkerhed uden teknisk besvær.

Beskriv opgaver og kompetencer

Den vigtigste del af en praktikerklæring er beskrivelsen af arbejdet. Fremtidige arbejdsgivere læser den grundigt, fordi de vil vide præcis, hvad den studerende lavede.

HR bør skrive beskrivelserne sammen med afdelingslederne og være konkrete. Undgå vage formuleringer som "hjalp marketingafdelingen". Skriv i stedet, at den studerende "skrev ugentlige opslag til sociale medier, lavede konkurrentanalyser og bidrog til kampagnerapportering".

Gør arbejdet målbart, hvor det er muligt. Nævn de programmer, den studerende brugte. Har hun arbejdet i et laboratorium, så nævn de metoder, hun har lært. Har hun arbejdet i økonomi, så beskriv de rapporter, hun var med til at udarbejde.

En god erklæring skelner også mellem de daglige opgaver og de samlede kompetencer. Opgaverne beskriver, hvad den studerende lavede; kompetencerne beskriver, hvad hun lærte. En opgave kan være "besvarelse af kundehenvendelser", mens kompetencen er "konfliktløsning og kundekommunikation".

Et professionelt udtryk

Selv om troværdigheden er vigtigst, betyder udseendet også noget. En praktikerklæring repræsenterer virksomhedens brand og skal se professionel og officiel ud.

I Diplino tilpasser du skabelonen med dit logo, dine farver og billeder af underskrifter fra ledere. Hver erklæring leveres som PDF i høj kvalitet, som den studerende kan printe. Den studerendes navn skal stå tydeligt, og datoer og timer skal være lette at finde. Når designet styres centralt, får alle afdelinger erklæringer med samme høje standard. Se også guiden om digitale kursusbeviser med eget design.

Sådan fungerer verificeringen

Den egentlige værdi ligger i, hvor let andre kan verificere erklæringen. Hver erklæring har et unikt link, og PDF'en har en QR-kode. Når praktikkoordinatoren modtager PDF'en, scanner hun koden med telefonen eller klikker på linket.

Verificeringssiden åbner og viser, om erklæringen er gyldig eller tilbagekaldt, sammen med navn, forløb, dato, udsteder med logo og serienummer. Serveren kontrollerer den digitale signatur, når siden åbnes, og koordinatoren sammenligner oplysningerne med sin kopi.

Offentlige verificeringssider lader uddannelsessteder og arbejdsgivere tjekke en erklæring med det samme uden at oprette en konto.

Den, der kontrollerer, behøver hverken at logge ind, hente en app eller forstå digitale signaturer. Det fjerner det administrative besvær med manuel baggrundskontrol. Læs mere om verificering af kursusbeviser.

Mange praktikanter på én gang

Små virksomheder har måske en eller to praktikanter om året, og så fungerer det fint at udstede én ad gangen. Store virksomheder og konsulenthuse kan have mange praktikanter på samme tid, og så tager det for lang tid.

Med en diplomgenerator til hele holdet laver HR et regneark med kolonner for navn, e-mail, startdato, slutdato, timer og afdeling, og eventuelt en kolonne med lederens vurdering.

Med et regneark kan koordinatorer udstede mange personlige erklæringer på få minutter.

Regnearket uploades, kolonnerne kobles til felterne i skabelonen, og systemet laver alle erklæringerne, signerer dem og opretter verificeringssider og PDF'er. Hver praktikant får en e-mail med et link uden at oprette en konto.

Beskyt de studerendes data

Praktikerklæringer indeholder personoplysninger: navn, datoer og ofte en vurdering af indsatsen. At beskytte dem er et lovkrav, og europæiske institutioner forventer, at GDPR overholdes.

Diplino gemmer data i EU (Stockholm) og tilbyder en databehandleraftale på alle planer. HR kan trygt fortælle juridisk afdeling, hvor dataene ligger, og uddannelsesstederne kan stole på, at de studerendes oplysninger behandles korrekt. Verificeringssiden viser kun oplysningerne på erklæringen, og den studerende vælger selv, hvem hun deler linket med.

Del erklæringen på LinkedIn

Efter et krævende praktikforløb vil de studerende gerne vise deres resultater frem. De opdaterer CV'et, søger job og opdaterer deres profiler.

Verificeringssiden er erklæringens digitale hjem, og den kan stadig verificeres, også hvis virksomheden opsiger sit abonnement. Den studerende kan dele linket direkte med en arbejdsgiver eller bruge knappen på siden, som lægger erklæringen i afsnittet Licenser og certificeringer på LinkedIn. Når en rekrutterende ser profilen, kan hun klikke sig til verificeringssiden og se oplysningerne. Det giver den studerende en fordel på et konkurrencepræget jobmarked.

Konklusion

Dokumentation af praktik behøver ikke være en tung administrativ opgave. Når virksomheder går væk fra tekstfiler, der let kan ændres, får de studerende erklæringer, der har reel vægt.

Praktikkoordinatorer har brug for pålidelig dokumentation for timer og kompetencer, og fremtidige arbejdsgivere har brug for at kunne stole på et CV. Diplino kombinerer et professionelt design med digitale signaturer, verificeringssider uden login, udstedelse fra CSV og data i EU. Det sparer HR mange timer og giver praktikanterne en dokumentation, de kan bruge i mange år.