Slip for manuel kontrol af kursusbeviser

Før eller siden får enhver kursusudbyder en mail fra en arbejdsgiver, der vil vide, om en tidligere deltager faktisk gennemførte kurset.

Seks måneder efter et kursus ringer en HR-medarbejder for at få et bevis bekræftet. Administrationen lægger alt fra sig og leder i gamle regneark, eksporterede karakterlister og arkiverede mails. En verificeringsside, som alle kan åbne, gør den manuelle kontrol overflødig i de fleste tilfælde og sparer både tid og omdømme.

Hovedpointer

• Manuel kontrol tager tid og forsinker ansættelser. Administrationen bruger timer på at finde gamle oplysninger frem, hver gang en arbejdsgiver spørger.
• Serienumre og et samlet register giver orden. Alle udstedte beviser samles ét sted i stedet for i spredte filer.
• Digitale signaturer uden teknisk besvær. En kopi med ændrede oplysninger stemmer ikke med bevisets verificeringsside.
• Verificeringssiden tager jer ud af ligningen. Arbejdsgivere tjekker beviset via et link eller en QR-kode uden at logge ind.
• Data i EU. Deltagernes oplysninger ligger i EU, og jeres eget brand står på hvert bevis.

Den skjulte byrde ved kontrol af kursusbeviser

Et gennemført kursus er en milepæl for deltageren. For administrationen er det ofte begyndelsen på en lang række henvendelser. En arbejdsgiver vil have et bevis bekræftet. Et rekrutteringsbureau skal bruge dokumentation. En tidligere deltager har mistet sin fil lige før en jobsamtale.

Hver henvendelse betyder, at nogen skal åbne en gammel mappe, tjekke fremmøde, finde den præcise dato og kursets titel. Var kurset for to år siden, tager det endnu længere tid. Oplysningerne ligger måske i et gammelt LMS, et regneark eller i en tidligere medarbejders indbakke.

Administrationen kan bruge timer hver uge på at lede i spredte filer bare for at bekræfte, at en deltager gennemførte et kursus.

Det er ikke kun kedeligt. Det forsinker også deltagernes ansættelser. En arbejdsgiver vil have svar med det samme, og tre dages ventetid får jeres organisation til at virke rodet.

Manuel kontrol: arbejdsgiveren spørger, administrationen leder, tjekker og svarer. Det tager dage. Med verificeringsside: arbejdsgiveren scanner QR-koden, og siden viser oplysningerne. Det tager sekunder.

Hvorfor manuelle registre ikke holder

Mange kursusudbydere starter med almindelige kontorprogrammer: beviset designes i et layoutprogram, eksporteres som PDF, og navnene noteres i et delt regneark. Det fungerer med tyve deltagere om måneden, men ikke når forretningen vokser.

Regneark og spredte filer

Regneark giver fejl. Kolonner forskubbes, navne staves forkert, og filer overskrives eller findes i flere versioner. Når flere undervisere har hver deres hold, bliver overblikket opsplittet. Og når medarbejdere skifter, forsvinder viden. En kursusudbyder har brug for et fast og struktureret sted til sine udstedte beviser.

Ændrede kopier

Med almindelige redigeringsprogrammer kan man ændre navnet på en PDF, datoen eller kursets titel. En almindelig PDF har ingen indbygget måde at vise, at den er ændret.

En almindelig PDF kan ændres med et standardprogram, og der er intet på filen, der viser det.

Dukker en ændret kopi op i jeres navn, kan det skade omdømmet. Kursusudbydere kan beskytte sig med beviser, som alle kan sammenligne med en verificeringsside.

Serienumre og et register, der kan søges i

Grundlaget for et seriøst system er, at hvert udstedt bevis kan spores. Det gør en løs samling PDF'er til et register.

Et unikt serienummer til hvert bevis

Hvert bevis skal have sit eget serienummer, knyttet til netop den udstedelse og ikke bare til kurset eller holdet. Et godt serienummer:

• identificerer den præcise udstedelse
• forhindrer forveksling mellem deltagere med ens navne
• skelner mellem forskellige hold og niveauer af samme kursus
• forbinder PDF'en eller papirkopien med registret

Når en arbejdsgiver henvender sig med et serienummer, skal I ikke stille opklarende spørgsmål om datoer og undervisere.

Overblik for administrationen

Engang imellem skal administrationen stadig finde en deltagers bevis, for eksempel når en virksomhedskunde vil have en liste over alle medarbejdere, der har gennemført et kursus, eller når en deltager har skiftet navn. Med alle beviser samlet ét sted finder I det rigtige bevis med status, dato og PDF på sekunder i stedet for at åbne tre regneark.

Digitale signaturer og log

Når I udsteder et bevis, står I inde for, at personen har levet op til jeres krav. Den påstand skal beskyttes.

Digital signatur uden kompliceret teknik

Diplino bruger digitale signaturer. Når et bevis udstedes, signeres de centrale oplysninger:

• deltagerens fulde navn
• kursets præcise titel
• udstedelsesdatoen
• serienummeret

Ændrer nogen navnet i en hentet kopi fra Jens Hansen til Mette Jensen, stemmer kopien ikke længere med det signerede. Verificeringssiden viser stadig Jens Hansen, og den, der kontrollerer, kan se, at kopien ikke passer.

Digitale signaturer forsegler bevisets oplysninger, så en ændret kopi ikke stemmer med verificeringssiden.

I skal ikke selv håndtere noget teknisk. Platformen signerer i baggrunden.

En log over hvert bevis

Udstederen har en log over, hvad der sker med hvert bevis: hvornår e-mailen blev sendt, hvornår beviset blev verificeret eller hentet, og om det er tilbagekaldt. Skal et navn rettes, tilbagekalder du beviset og udsteder et nyt, som tæller med i planen. Spørger en virksomhedskunde, hvornår medarbejderne fik deres beviser, viser loggen det.

Verificeringssiden fjerner byrden

Den mest effektive måde at håndtere kontrolhenvendelser på er at træde helt ud af dem. En verificeringsside lader andre tjekke beviset selv, døgnet rundt.

Link og QR-kode

Hvert bevis fra Diplino har sin egen verificeringsside, som man når ved at klikke på linket, scanne QR-koden på PDF'en eller indtaste koden på diplino.com/verify.

+-------------------------------------------------------+
|                 LEDERAKADEMIET                        |
|                                                       |
|  Tildelt: Sofie Nielsen                               |
|  Kursus: Ledelse i praksis                            |
|                                                       |
|  [ QR-KODE ]      Tjek: diplino.com/verify/ABC-123    |
+-------------------------------------------------------+
                           |
                           v
         +------------------------------------+
         | Verificeringsside                  |
         | Status: Gyldigt                    |
         | Navn: Sofie Nielsen                |
         | Kursus: Ledelse i praksis          |
         | Udstedt af: Lederakademiet         |
         +------------------------------------+

Verificeringssiden viser:

• status (gyldigt eller tilbagekaldt)
• deltagerens navn
• kurset
• udstederen med logo
• datoen og serienummeret
• knapperne Download PDF og Føj til LinkedIn-profil

Arbejdsgiveren sammenligner oplysningerne med den kopi, hun har fået. Serveren slår beviset op og kontrollerer den digitale signatur, når siden åbnes.

Uden login

Nogle platforme kræver, at den, der vil tjekke et bevis, opretter en konto. Det får mange til at give op og ringe til jer i stedet.

Kræver kontrollen en konto, ringer arbejdsgiveren til jeres kontor i stedet.

Hos Diplino kræver verificeringssiden hverken login eller særlig software. Alle med linket eller QR-koden kan se oplysningerne. Se også, hvad et kursusbevis med verificeringsside indeholder.

Deling på LinkedIn

Deltagerne vil vise deres beviser, hvor arbejdsgivere ser dem. Med knappen Føj til LinkedIn-profil føjes beviset til afsnittet "Licenser og certificeringer" med:

• kursets titel
• jeres organisation som udsteder
• serienummeret som credential ID
• et link til verificeringssiden

Rekrutteringskonsulenter kan klikke på linket og se beviset. Læs mere om at vise et kursusbevis korrekt på LinkedIn.

Persondata og jeres brand

Data i EU

Kursusbeviser indeholder personoplysninger. Diplino gemmer data i EU (Stockholm) og tilbyder en databehandleraftale på alle planer. Det gør det lettere at besvare virksomhedskunders spørgeskemaer om databeskyttelse, og for offentlige kunder er det ofte et krav.

Jeres brand på hvert bevis

Når en arbejdsgiver tjekker et bevis, skal oplevelsen styrke jeres organisation. Med Diplino får du egne skabeloner med jeres farver og skrifttyper, PDF'er i høj kvalitet, verificeringssider med jeres logo og beviser på tretten sprog.

Udstedelse uden besvær

Det hjælper ikke at fjerne kontrolbyrden, hvis udstedelsen selv er langsom.

Hele holdet på én gang

At lave beviser ét ad gangen i et designprogram tager timer og giver tastefejl. Med Diplino gør du sådan, når et hold er færdigt:

1. Eksportér listen over deltagere fra jeres regneark eller kursussystem.
2. Upload CSV-filen i Diplino.
3. Knyt kolonnerne til jeres skabelon.
4. Udsted beviserne til hele holdet.

Platformen laver PDF'erne, giver hvert bevis et serienummer, opretter verificeringssiderne og sender e-mailene. Læs mere om diplomgeneratoren til hele holdet.

Ét bevis ad gangen

Ikke alle kurser har faste hold. Mange lederkurser og virksomhedsforløb kører løbende. I Diplino kan du også udstede et enkelt bevis, som straks får sin verificeringsside.

Eksempler fra kursusverdenen

Kursusvirksomheder og bootcamps

Intensive kurser i programmering, digital markedsføring og projektledelse forbereder deltagerne til nye job. Med en verificeringsside kan deltagerne linke direkte til deres bevis fra CV og portefølje, og arbejdsgiverne kan tjekke det uden at kontakte kursusudbyderen.

HR og intern uddannelse

Interne uddannelsesafdelinger uddanner medarbejdere i sikkerhed, ledelse og regler. Når en revisor beder om dokumentation, kan HR finde de udstedte beviser samlet ét sted i stedet for at lede i gamle lister.

Brancheforeninger

Brancheforeninger udsteder beviser for efteruddannelse. Med digitalt signerede beviser og verificeringssider kan alle, der ansætter et medlem, scanne QR-koden og se, at beviset er gyldigt og ikke tilbagekaldt.

Konklusion

Manuel kontrol af kursusbeviser er en usynlig byrde. Hvert opkald, hver søgning i gamle regneark og hver PDF, der skal sendes igen, tager tid fra undervisning og forretning. Med unikke serienumre, et samlet register og digitale signaturer får I et register, I kan stå inde for. Verificeringssiden gør resten: arbejdsgivere tjekker beviset selv, og jeres administration får timer tilbage.

Se, hvad Diplino koster for jeres antal deltagere, på prissiden.