Harjoittelutodistus: tarkistettava todistus opintopisteitä ja työnhakua varten

Harjoittelu tarvitsee virallisen todistuksen, joka osoittaa, että opiskelija suoritti vaaditut tunnit ja tehtävät.

HR-tiimit ja oppilaitosten harjoittelukoordinaattorit käyttävät jokaisen kauden lopussa tunteja näiden asiakirjojen laatimiseen. Opiskelijat tarvitsevat luotettavan todistuksen työstään opintopisteitä ja tulevia työnhakuja varten. Nykyaikainen tapa korvaa muokattavat tiedostot digitaalisesti allekirjoitetuilla todistuksilla, jotka kuka tahansa voi tarkistaa heti.

Harjoitteluohjelmien kasvava hallintotyö

Harjoitteluohjelman hallinnointi vaatii paljon hallinnollista työtä. Kesäkauden lopussa kymmenet harjoittelijat lähtevät samaan aikaan, ja jokainen tarvitsee virallisen harjoittelutodistuksen. Esihenkilöt viivyttelevät palautteen kirjoittamista, ja työ kasautuu nopeasti.

Oppilaitoksen koordinaattori kohtaa saman ongelman toisesta päästä. Opiskelijat palaavat ja toimittavat todistuksensa. Koordinaattorin pitää käydä jokainen läpi opintopisteiden hyväksymiseksi ja tarkistaa päivämäärät, tunnit ja tehtävät. Jos asiakirja herättää epäilyksiä, hänen pitää ottaa yhteyttä yritykseen.

Käsin laaditut todistukset hidastavat HR-tiimejä ja viivästyttävät opintopisteiden hyväksymistä.

Tämä edestakainen viestintä vie aikaa. Yritykset haluavat tarjota harjoittelijoille hyvän kokemuksen, oppilaitokset sujuvan prosessin ja opiskelijat vain saada opintopisteensä. Yksittäisten tekstiasiakirjojen laatiminen tuottaa kitkaa kaikille. Jäsennelty järjestelmä todistusten myöntämiseen ja tarkistamiseen poistaa ongelman.

Mitä harjoittelutodistuksessa pitää olla

Harjoittelutodistus ei ole kohtelias kiitoskirje, vaan virallinen asiakirja. Oppilaitos käyttää sitä varmistaakseen, että opiskelija täytti tutkintonsa vaatimukset. Jos todistuksesta puuttuu keskeisiä tietoja, oppilaitos voi hylätä sen.

Vaatimukset vaihtelevat oppilaitoksen, alan ja maan mukaan, joten tarkista aina, mitä oppilaitos tai harjoittelusopimus edellyttää. Yleensä todistuksessa kerrotaan ainakin harjoittelun laji, kesto ja tavoite sekä tiedot taidoista ja osaamisesta, jotka opiskelija harjoittelun aikana hankki. Rakenteeltaan harjoittelutodistus muistuttaa kurssitodistusta, mutta tehtävien ja opittujen taitojen kuvaus on siinä keskeisempi.

Kun todistuksia kirjoitetaan käsin, pakollisia tietoja unohtuu helposti. Esihenkilö voi kuvata opiskelijan persoonaa ylistävästi mutta jättää varsinaiset tehtävät mainitsematta. Valmiiksi määritelty pohja estää tämän: jokainen vaadittu kenttä täytetään ennen kuin todistus luodaan.

Pohja ohjaa täyttäjää. Se kysyy alkamis- ja päättymispäivän, kokonaistuntimäärän ja tarjoaa omat kentät tehtäville ja opituille taidoille. Näin jokainen opiskelija saa todistuksen, joka vastaa oppilaitoksen odotuksia.

Miksi tavallinen PDF ei riitä

Moni yritys on luopunut paperitodistuksista ja lähettää harjoittelijoille PDF-tiedoston. Se säästää paperia, mutta tiedosto on helppo muokata. Kuka tahansa voi avata PDF:n perusohjelmalla ja muuttaa harjoittelun keston kahdesta kuukaudesta kuuteen, lisätä taitoja tai parantaa arviota.

Tavallinen PDF ei suojaa tietoja, koska kuka tahansa voi muuttaa tekstiä tallennuksen jälkeen.

Kun koordinaattori saa pelkän PDF:n, hän ei voi tietää, onko se aito vai muokattu. Tarkistaakseen sen hänen pitää etsiä HR-osaston yhteystiedot ja lähettää sähköpostia. Pelkkä tiedosto pakottaa oppilaitokset ja tulevat työnantajat käsin tehtäviin tarkistuksiin, mikä vie pohjan koko todistukselta. Nykyaikaisen todistuksen pitää kantaa mukanaan tapa tarkistaa se.

Digitaalinen allekirjoitus ilman monimutkaisuutta

Todistus tarvitsee tavan osoittaa, ettei sitä ole muutettu. Siihen käytetään digitaalista allekirjoitusta, ja Diplino allekirjoittaa jokaisen todistuksen.

Kun HR-tiimi myöntää todistuksen, Diplino tallentaa sen tietueena ja allekirjoittaa keskeiset tiedot digitaalisesti. Jos joku muuttaa kopiossa opiskelijan nimeä tai tunteja, kopio ei enää vastaa allekirjoitettua tietuetta. Tarkistussivu näyttää yhä alkuperäiset tiedot, joten vertaamalla ero näkyy.

Lohkoketjuja, kryptovaluuttoja tai digitaalisia lompakoita ei tarvita. Diplino käyttää tietokantaan perustuvaa hakua ja digitaalista allekirjoitusta. Se riittää HR-tiimin tarpeisiin ilman teknistä kuormaa ja toimii huomaamattomasti taustalla.

Digitaalinen allekirjoitus vahvistaa todistuksen ilman kokeellista tekniikkaa.

HR saa luotettavan työkalun, ja opiskelija saa todistuksen, johon muut voivat luottaa.

Tehtävien ja taitojen kuvaaminen

Harjoittelutodistuksen tärkein osa on kuvaus tehdystä työstä. Tulevat työnantajat lukevat sen tarkasti.

HR:n kannattaa laatia kuvaukset yhdessä esihenkilöiden kanssa. Vältä epämääräisiä ilmauksia, kuten "avusti markkinointitiimiä". Käytä konkreettisia verbejä: "laati viikoittaiset sosiaalisen median julkaisut, teki kilpailija-analyysejä ja osallistui kampanjaraportointiin".

Kerro määriä aina kun voit. Mainitse ohjelmistot, joita opiskelija käytti. Laboratoriossa luettele opitut menetelmät, taloushallinnossa raporttityypit.

Hyvä todistus erottaa päivittäiset tehtävät ja opitut taidot. Tehtävä voi olla "asiakastukipuheluiden hoitaminen" ja opittu taito "ristiriitatilanteiden ratkaisu ja asiakasviestintä". Näin todistuksesta on opiskelijalle hyötyä myöhemminkin.

Ammattimainen ulkoasu

Ulkoasullakin on merkitystä. Harjoittelutodistus edustaa yrityksen brändiä, joten sen pitää näyttää siistiltä ja viralliselta.

Diplinossa voit muokata todistuksen ulkoasua: valita pohjan, värit ja fontit, lisätä logon ja kuvan esihenkilön tai johtajan allekirjoituksesta. Jokaisesta todistuksesta syntyy PDF, jonka opiskelija voi halutessaan tulostaa. Nimen pitää erottua, ja päivämäärien ja tuntien pitää löytyä helposti.

Huoliteltu todistus kertoo, että yritys ottaa harjoitteluohjelmansa vakavasti. Kun ulkoasu hallitaan keskitetysti, kaikki yksiköt myöntävät samannäköisiä todistuksia.

Näin tarkistus toimii

Nykyaikaisen todistuksen arvo on siinä, miten helposti joku muu voi tarkistaa sen.

Jokaisella Diplinon todistuksella on oma tarkistuslinkki, ja PDF:ssä on QR-koodi. Kun koordinaattori saa PDF:n, hänen ei tarvitse soittaa yritykseen. Hän skannaa QR-koodin puhelimella tai avaa linkin tietokoneella. Todistuksen voi avata myös syöttämällä koodin osoitteessa diplino.com/verify.

Tarkistussivulla näkyvät tila (voimassa tai peruttu), nimi, harjoittelun nimi, päivämäärä, myöntäjä logoineen ja sarjanumero. Palvelin tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen, kun sivu avataan, ja koordinaattori vertaa sivun tietoja saamaansa kopioon. Lue lisää todistuksen aitouden tarkistamisesta.

Julkinen tarkistussivu antaa oppilaitoksen ja työnantajan tarkistaa todistuksen heti ilman tiliä.

Tarkistaja ei tarvitse tiliä, sovellusta eikä tietoa digitaalisista allekirjoituksista. Käsin tehtävät taustatarkistukset jäävät pois.

Massaluonti suurille ryhmille

Pienellä yrityksellä voi olla vuodessa yksi tai kaksi harjoittelijaa, ja todistukset voi myöntää yksitellen. Suurilla yrityksillä ja konsulttitaloilla harjoittelijoita voi olla kesällä satoja, ja yksittäin tehtynä työ veisi viikkoja.

Diplinon todistusgeneraattorilla HR voi luoda satoja todistuksia kerralla CSV-tiedostosta. HR-päällikkö tekee taulukon, jossa on sarakkeet nimelle, alkamis- ja päättymispäivälle, tunneille ja yksikölle, tarvittaessa myös esihenkilön palautteelle.

Taulukon lataaminen riittää satojen yksilöllisten todistusten myöntämiseen kerralla.

Taulukko ladataan alustalle, ja sarakkeet yhdistetään pohjan kenttiin. Esikatselun jälkeen järjestelmä luo todistukset, allekirjoittaa ne digitaalisesti ja lähettää jokaiselle harjoittelijalle sähköpostin, jossa on linkki tarkistussivulle.

Opiskelijoiden tietojen suojaaminen

Harjoittelutodistuksissa on henkilötietoja: nimi, harjoittelun ajankohta ja usein arvio suoriutumisesta. Niiden suojaaminen on lakisääteinen velvollisuus, ja eurooppalaiset organisaatiot edellyttävät GDPR:n noudattamista.

Diplino säilyttää tiedot EU:ssa (Tukholmassa), ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin. Tarkistussivulla näkyvät vain todistuksen tiedot, eikä henkilötunnus koskaan näy siellä. HR voi kertoa lakiosastolle selkeästi, missä tiedot ovat.

Todistuksen jakaminen

Harjoittelun jälkeen opiskelijat päivittävät ansioluettelonsa ja verkkoprofiilinsa. Diplinon tarkistussivu on todistuksen koti verkossa, ja se pysyy tarkistettavana, vaikka myöntäjä lopettaisi tilauksensa. Opiskelija voi jakaa linkin työnantajalle sähköpostissa tai hakemuksessa.

Tarkistussivulla on myös painike, jolla opiskelija lisää todistuksen LinkedIn-profiilinsa lisenssejä ja sertifikaatteja koskevaan osioon. Kun rekrytoija avaa profiilin linkin, hän näkee harjoittelun tiedot tarkistussivulta. Se antaa opiskelijalle etua työmarkkinoilla.

Yhteenveto

Harjoittelutodistusten hallinnan ei tarvitse olla turhauttavaa paperityötä. Kun helposti muokattavat tiedostot vaihtuvat digitaalisesti allekirjoitettuihin todistuksiin, opiskelijat saavat todistuksen, jolla on painoarvoa.

Oppilaitokset tarvitsevat luotettavan näytön tunneista ja opituista taidoista, ja työnantajat haluavat voida luottaa ansioluettelon tietoihin. Diplino yhdistää selkeän ulkoasun, digitaalisen allekirjoituksen, julkisen tarkistussivun ja massaluonnin, ja tiedot säilytetään EU:ssa.