Todistuksen aitouden tarkistaminen rekrytoinnissa: näin tarkistat digitaalisen todistuksen

Hakijan pätevyyden arvioinnin ei pitäisi tuntua salapoliisityöltä.

Digitaaliset todistukset nopeuttavat osaamisen tarkistamista, kunhan tiedät, mitä katsoa. Tässä oppaassa käymme läpi, miten todistuksen aitouden tarkistaminen onnistuu nopeasti ja luotettavasti.

Keskeiset havainnot

• Käsin tehty tarkistus vie aikaa. Soitot oppilaitoksiin ja kouluttajille vievät päiviä, kun taas digitaalinen todistus antaa näytön heti.
• Tiedot kertovat paljon. Luotettavassa todistuksessa näkyvät saajan nimi, myöntämispäivä ja myöntävä organisaatio. Puuttuvat tiedot ovat varoitusmerkki.
• Digitaalinen allekirjoitus paljastaa muokatut kopiot. Koska tietue on allekirjoitettu digitaalisesti, muokattu kopio ei vastaa tarkistussivua.
• Tila on tärkeä. Myöntäjä voi joutua perumaan todistuksen, joten tarkistussivun pitää näyttää, onko todistus yhä voimassa.
• Tietosuoja vaikuttaa valintaan. Tietojen säilytys EU:ssa helpottaa tietosuojasääntöjen noudattamista.

Miksi todistusten tarkistaminen on yhä tärkeämpää

Oikean henkilön palkkaaminen on jo valmiiksi vaikeaa, ja taustojen tarkistaminen lisää työtä. Rekrytoijat ja HR-tiimit käsittelevät suuria määriä hakemuksia, ja osassa niistä pätevyyksiä liioitellaan.

Paperitodistuksen tai skannatun PDF:n tarkistaminen on turhauttavaa. Asiakirjassa on logo ja allekirjoitus, ja se näyttää viralliselta, mutta kuka tahansa voi tehdä uskottavan väärennöksen perusohjelmalla kymmenessä minuutissa. Nimen tai päivämäärän voi muuttaa, ja koko koulutusorganisaation voi keksiä.

Työnantajalle tämä on vakava ongelma. Epäpätevän henkilön palkkaaminen maksaa rahaa ja heikentää työilmapiiriä, ja säännellyillä aloilla se voi johtaa oikeudellisiin seurauksiin. Siksi yhä useampi organisaatio tarkistaa todistukset myöntäjältä sen sijaan, että luottaisi sokeasti.

Kun sokea luottamus vaihtuu tarkistukseen, yritys välttää kalliita rekrytointivirheitä.

Paine tuntuu myös kouluttajilla. Kun työnantaja epäilee todistusta, se lähettää sähköpostia tai soittaa. Henkilöstö etsii vanhoja tietoja ja kirjoittaa vahvistuksia, mikä vie aikaa varsinaiselta työltä. Kaikki osapuolet tarvitsevat paremman järjestelmän: työnantajat nopeita vastauksia, kouluttajat vähemmän toistuvia pyyntöjä ja hakijat tavan osoittaa osaamisensa heti.

Näin tarkistat digitaalisen todistuksen aitouden

Digitaalisen todistuksen tarkistaminen on eri asia kuin PDF:n katsominen. Tavallinen PDF on pelkkä kuva asiakirjasta. Digitaalinen todistus on tietue, joka on yhteydessä sen myöntäneeseen organisaatioon. Esimerkiksi digitaalisessa kurssitodistuksessa jokaisella osallistujalla on oma tarkistussivu.

Aloita linkistä. Jokaisella aidolla digitaalisella todistuksella on oma verkko-osoite. Hakija liittää sen ansioluetteloonsa, lähettää sen sähköpostilla tai on lisännyt todistuksen LinkedIniin.

Kun avaat linkin, selain avaa julkisen tarkistussivun. Diplinossa sivulla näkyvät todistuksen tila (voimassa tai peruttu), saajan nimi, kurssi, myöntämispäivä, myöntäjä logoineen ja sarjanumero, ja palvelin tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen, kun sivu avataan. Todistuksen voi avata myös syöttämällä koodin osoitteessa diplino.com/verify.

Vertaa tietoja hakemukseen. Täsmääkö nimi? Vastaako kurssin nimi tehtävän vaatimuksia? Suorittiko hakija kurssin silloin, kun hän kertoi? Jos todistukseen on merkitty voimassaoloaika, onko se yhä voimassa? Jos kaikki täsmää, voit luottaa todistukseen.

Yksi napautus tai QR-koodin skannaus korvaa tuntien soittelun.

Joskus hakija tuo haastatteluun tulostetun todistuksen. Tähänkin on varauduttu: Diplinon todistuksen PDF:ssä on QR-koodi. Avaat puhelimen kameran, osoitat QR-koodia ja avaat linkin. Puhelin avaa saman tarkistussivun. Kun ruudun tiedot vastaavat paperin tietoja, tuloste on aito. Tämä vie alle kymmenen sekuntia.

Mitä tarkistuksessa katsotaan

Tarkistus perustuu todistuksen tietoihin. Ne ovat kuin lähetyksen osoitelappu: lappu kertoo, mistä paketti tuli ja milloin se lähti, ja jos lappua muutetaan, se huomataan.

Tärkein tieto on myöntäjä. Kuka tahansa voi tehdä todistuksen, mutta sillä on arvoa vain, jos sen myöntää luotettava organisaatio. Varmista siksi, että tarkistussivu kuuluu myöntäjälle tai sen käyttämälle palvelulle ja että myöntäjä on oikea.

Toinen tärkeä tieto on tila. Joskus kouluttaja joutuu perumaan todistuksen, esimerkiksi jos se on myönnetty virheellisesti tai osallistuja on vilpillisesti läpäissyt kokeen. Paperitodistusta ei voi perua: kun osallistujalla on paperi, hän voi käyttää sitä vuosia.

Digitaalisessa todistuksessa myöntäjä voi perua todistuksen hallintanäkymästä. Kun työnantaja avaa linkin perumisen jälkeen, tarkistussivu näyttää todistuksen perutuksi. Työnantaja näkee heti, että jotain on vialla.

Ajantasainen tila suojaa organisaatiotasi hakijoilta, joiden todistus on peruttu.

Tarkista tila aina uudelleen juuri ennen lopullista päätöstä. Älä oleta todistuksen olevan voimassa vain siksi, että näit sen kuukausi sitten.

Digitaalinen allekirjoitus ja yksilöllinen tunniste

Miten alusta tietää, että tiedot ovat oikeat? Vastaus on digitaalinen allekirjoitus, eikä sen ymmärtämiseen tarvita tietotekniikan tutkintoa.

Jokainen digitaalinen todistus saa oman koodin ja oman tarkistussivun. Kun todistus myönnetään, sen keskeiset tiedot, kuten nimi, kurssi ja päivämäärä, allekirjoitetaan digitaalisesti. Tarkistussivu näyttää täsmälleen nämä tiedot sellaisina kuin myöntäjä ne kirjasi.

Kuka tahansa, jolla on kopio, voi avata sivun ja verrata. Jos nimessä on yksikin kirjain eri tavalla, kopio ei ole se, joka myönnettiin. Oletetaan, että osallistuja muuttaa tiedostossa arvosanan B arvosanaksi A. Kun työnantaja avaa tarkistussivun, siinä näkyy yhä alkuperäinen B. Työnantaja vertaa sivua kopioon, huomaa eron ja tietää, että kopiota on muokattu.

Koska jokainen todistus on allekirjoitettu digitaalisesti, muokattu kopio ei vastaa tarkistussivua.

Myös tietojen säilytyksellä on merkitystä. Opiskelijan nimi ja suoritustiedot ovat henkilötietoja, ja GDPR asettaa niiden käsittelylle tiukat säännöt. Diplino säilyttää tiedot EU:ssa (Tukholmassa), ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin. Todistuksen saaja päättää itse, kenelle hän jakaa linkin, esimerkiksi työnantajalle. Tarkistussivu näyttää vain todistuksessa olevat tiedot, eikä henkilötunnus koskaan näy siellä.

Miksi jakaminen LinkedInissä on tärkeää

Osallistujat haluavat näyttää työnsä tuloksen. LinkedIn on ammatillisen verkostoitumisen tärkein paikka, ja siellä rekrytoijat etsivät osaajia. Pelkkä teksti "Suoritettu johtamiskoulutus" profiilissa ei kuitenkaan riitä, koska kuka tahansa voi kirjoittaa sen.

Diplinon tarkistussivulla on painike, jolla osallistuja lisää todistuksen LinkedIn-profiilinsa lisenssejä ja sertifikaatteja koskevaan osioon. Profiiliin tulee kurssin nimi, myöntäjä ja linkki tarkistussivulle. Kun rekrytoija avaa linkin, hän näkee tiedot heti eikä tarvitse pyytää kopiota.

Kouluttajalle jakaminen on ilmaista markkinointia. Aina kun osallistuja jakaa todistuksen, hänen verkostonsa näkee kouluttajan nimen ja kurssin. Kun todistukset ovat tarkistettavia, viesti on vielä vahvempi: kouluttaja käyttää nykyaikaisia työkaluja ja välittää ohjelmiensa luotettavuudesta.

Käsin tehdystä tarkistuksesta nykyaikaiseen järjestelmään

Siirtymä digitaaliseen tarkistukseen kiihtyy, koska vanhat menetelmät ovat liian hitaita ja kalliita. Ajattele rekrytoijaa, joka etsii oppilaitoksen puhelinnumeroa, jättää viestin ja odottaa paluusoittoa päiviä. Sillä välin hakija voi hyväksyä nopeamman kilpailijan tarjouksen.

Digitaalisessa järjestelmässä rekrytoija avaa linkin ja saa vastauksen heti. Yritys voi palkata luottavaisin mielin ja käyttää aikansa haastatteluihin.

Kun paperi vaihtuu digitaaliseen järjestelmään, hallintokulut pienenevät ja rekrytointi nopeutuu.

Myös kouluttajille hyöty on selvä. Paperitodistusten tulostaminen ja postittaminen on työlästä. Digitaalinen myöntäminen vie sekunteja: lataat osallistujalistan CSV-tiedostona, järjestelmä luo todistukset ja lähettää jokaiselle osallistujalle sähköpostin, jossa on linkki tarkistussivulle. Osallistuja ei tarvitse tiliä, ja jos hän ei ole avannut todistustaan, Diplino muistuttaa häntä automaattisesti. Myöntäjän ei tarvitse tulostaa uusia kopioita, koska tarkistussivulta voi aina ladata PDF:n uudelleen.

Tämä ei ole kokeellista tekniikkaa, eikä lohkoketjua tarvita. Se on käytännöllinen ratkaisu, joka on käytettävissä nyt.

Yhteenveto

Digitaalisen todistuksen aitouden tarkistamisen pitäisi olla yksinkertaista. Kun tiedät, miten tarkistussivu luetaan, mitä tietoja verrataan ja miten tila tarkistetaan, suojaat organisaatiotasi väärennöksiltä ilman hitaita soittokierroksia.

Kouluttajille ja HR-tiimeille EU:ssa toimiva, tarkistettava todistusjärjestelmä on käytännön tarve. Se säästää aikaa, suojaa mainetta ja varmistaa, että jokainen todistus vastaa todellista suoritusta. Jos haluat vertailla vaihtoehtoja, katso esimerkiksi Credlyn ja Accrediblen vertailu.