Todistuksen tarkistus QR-koodilla: välitön varmistus digitaaliselle todistukselle

Pätevyyksien aitouden varmistamisen ei pitäisi olla monimutkaista.

Koulutusyrityksille, oppilaitoksille ja HR-tiimeille todistusten tarkistaminen on usein raskas hallinnollinen tehtävä. Diplino tekee todistusten myöntämisestä ja tarkistamisesta selkeää: jokaisella todistuksella on oma tarkistussivu, jonka voi avata QR-koodilla tai linkillä. Näin sekä myöntäjä että saaja voivat luottaa siihen, että todistus on aito ja helposti tarkistettavissa.

Keskeiset havainnot

• Luottamus syntyy selkeydestä. Tarkistettavat todistukset lisäävät luottamusta osaamiseen työnantajien, oppilaitosten ja todistusten saajien silmissä.
• Tarkistus yhdellä silmäyksellä. Yksilöllinen linkki ja PDF:n QR-koodi avaavat tarkistussivun heti ilman erillisiä ohjelmia tai tilejä.
• Turvallisuus ilman monimutkaisuutta. Digitaalinen allekirjoitus suojaa todistuksen tietoja, joten muokattu kopio ei vastaa tarkistussivua.
• Brändi näkyy. Muokattava ulkoasu varmistaa, että jokainen todistus noudattaa organisaation ilmettä.
• Tietosuoja on perusta. Tietojen säilytys EU:ssa ja GDPR:n noudattaminen ylläpitävät luottamusta.

Miksi todistusten tarkistaminen on hankalaa

Pätevyydet avaavat ovia ja rakentavat uria. Paperitodistuksen voi kuitenkin kopioida tai muokata helposti. Todistuksia myöntäville organisaatioille, yliopistoista koulutusyrityksiin ja HR-osastoihin, jokaisen asiakirjan aitous on tärkeää, koska brändin ja koulutusten maine riippuu siitä.

Haaste koskee myös todistusten saajia ja tarkistajia. Kuinka nopeasti HR-päällikkö voi varmistaa hakijan todistuksen? Kuinka helposti opiskelija voi jakaa tarkistettavan todistuksen? Perinteisesti tarkistaminen tarkoittaa yhteydenottoa myöntäjään, vastauksen odottamista tai silmämääräistä arviointia, joka on altis virheille. Tarvitaan järjestelmä, jossa tarkistus on välitön ja kaikkien saatavilla.

Tarkistus helpoksi kaikille

Diplinossa kuka tahansa voi varmistaa todistuksen aitouden sekunneissa. Rekrytoijan ei tarvitse arvailla, onko todistus aito, ja koulutuksen käynyt voi jakaa saavutuksensa tietäen, että sen voi tarkistaa.

Tämä perustuu yksilölliseen tunnisteeseen ja digitaaliseen allekirjoitukseen. Jokainen Diplinolla myönnetty todistus on oma tietueensa, jolla on yksilöllinen tarkistuskoodi. Todistuksen keskeiset tiedot allekirjoitetaan digitaalisesti, joten kopio, jonka tietoja on muutettu vähänkin, ei enää vastaa allekirjoitettua tietuetta.

Välitön tarkistus rakentaa luottamusta ja keventää hallinnollista työtä.

Yksilöllinen tietue ja digitaalinen allekirjoitus antavat myöntäjälle mahdollisuuden seistä todistustensa takana ja saajalle tavan osoittaa saavutuksensa. Tekninen puoli pysyy taustalla, eikä se tee käytöstä hankalaa.

Julkinen tarkistussivu

Jokaisella Diplinon todistuksella on oma linkki ja PDF:ssä QR-koodi. Kuka tahansa voi avata tarkistussivun kirjautumatta tai luomatta tiliä. Todistuksen voi avata myös syöttämällä koodin osoitteessa diplino.com/verify.

Ajatellaan täydennyskoulutuksen käynyttä osallistujaa. Hän saa sähköpostin, jossa on linkki todistuksen tarkistussivulle, ja voi ladata sieltä PDF:n, jossa on QR-koodi. Kun tuleva työnantaja tai kollega skannaa koodin tai avaa linkin, hän päätyy tarkistussivulle. Sivulla näkyvät tila (voimassa tai peruttu), saajan nimi, kurssi, päivämäärä, myöntäjä logoineen ja sarjanumero.

Tarkistussivu tuo monta hyötyä:

• Välitön vahvistus: tiedot näkyvät heti.
• Kaikkien saatavilla: tavallinen selain tai puhelimen kamera riittää.
• Avoimuus: kaikki osapuolet näkevät samat tiedot.
• Vähemmän hallintotyötä: myöntäjän ei tarvitse vastata tarkistuspyyntöihin.
• Uskottavuus: organisaatio osoittaa sitoutuvansa avoimuuteen.

Kun sivu avataan, Diplinon palvelin hakee todistuksen tietueesta ja tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen. Tarkistaja vertaa sivun tietoja omaan kopioonsa. Sivulla ei ole tiedostojen latausta, eikä se näytä vanhentumista automaattisesti.

QR-koodi todistuksessa

QR-koodi on nykyään tavallinen tapa tarkistaa todistus. PDF:n QR-koodi on koneluettava linkki, joka vie suoraan todistuksen tarkistussivulle. Sivulta tarkistaja näkee:

• onko todistus olemassa myöntäjän tietueessa,
• kenelle se on myönnetty,
• kuka sen myönsi,
• onko se voimassa vai peruttu.

HR-ammattilainen voi tarkistaa hakijan pätevyyden haastattelussa muutamassa sekunnissa. Oppilaitoksen entiset opiskelijat voivat osoittaa suorituksensa tuleville työnantajille ilman, että oppilaitoksen tarvitsee vastata kyselyihin.

Digitaalinen allekirjoitus yksinkertaisesti

Digitaalinen allekirjoitus kuulostaa tekniseltä, mutta Diplinossa se toimii taustalla. Kyse ei ole lohkoketjuista tai kryptovaluutoista, vaan vakiintuneesta tavasta suojata tietojen eheys.

Ajattele sitä sinettinä. Kun todistus myönnetään, sen keskeiset tiedot, kuten nimi, kurssi ja päivämäärä, allekirjoitetaan digitaalisesti. Jos yksikin merkki muuttuu kopiossa myöntämisen jälkeen, kopio ei enää vastaa allekirjoitettuja tietoja. Tarkistussivu näyttää yhä alkuperäiset tiedot, joten ero on helppo huomata.

Hyödyt ovat selkeät: tietojen eheys säilyy, muokattu kopio paljastuu vertaamalla, menetelmä on vakiintunut, ja käyttäjän tarvitsee vain skannata QR-koodi tai avata linkki.

Ammattimaisille organisaatioille

Koulutusyritykset, oppilaitokset, HR-tiimit, työpajojen järjestäjät ja konsulttiyritykset tarvitsevat uskottavuutta, sujuvaa arkea ja brändin hallintaa. Diplinossa todistusten ulkoasua voi muokata omalla logolla, väreillä ja fonteilla, ja todistukset ovat ladattavissa PDF:nä. Todistuksia voi myöntää 13 kielellä.

Todistuksia voi myöntää yksitellen tai koko kurssille kerralla todistusgeneraattorilla, joka luo todistukset CSV-tiedostosta. Esimerkiksi kurssitodistus lähtee näin jokaiselle osallistujalle omana todistuksenaan.

Selkeä ja ammattimainen todistusalusta tukee organisaation uskottavuutta ja sujuvaa työtä.

Saajalle tarkistussivu on myös tapa esitellä saavutuksiaan. Hän voi jakaa linkin suoraan ja lisätä todistuksen LinkedIniin sivun painikkeella. Näin saavutus näkyy hänen verkostolleen, ja myöntäjä saa näkyvyyttä.

Tietojen säilytys ja tietosuoja

Diplino säilyttää tiedot EU:ssa (Tukholmassa), ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin. Tämä on tärkeää koulutusyrityksille, oppilaitoksille ja HR-osastoille, joiden pitää noudattaa GDPR:ää. Todistuksiin liittyvät henkilötiedot, kuten nimet ja suoritukset, käsitellään huolellisesti, eikä henkilötunnus koskaan näy tarkistussivulla.

Käytännöllinen ratkaisu ilman kokeiluja

Digitaalisista todistuksista puhutaan usein lohkoketjujen ja monimutkaisten standardien kautta. Diplino valitsee käytännöllisemmän tien. Se ei käytä lohkoketjua eikä tue Open Badgesia tai W3C:n tietomallia Verifiable Credentials. Erottava tekijä on digitaalinen allekirjoitus yhdistettynä tietojen säilytykseen EU:ssa. Jos tarvitset nimenomaan Open Badgesia tukevia osaamismerkkejä, toinen työkalu sopii paremmin.

Hallinta koko elinkaaren ajan

Todistusten myöntäminen ja hallinta tapahtuu keskitetysti. Jos todistus pitää perua tai korvata, myöntäjä peruu sen hallintanäkymästä, ja tarkistussivu näyttää sen perutuksi. Korjattu todistus myönnetään uutena, ja se lasketaan pakettisi kiintiöön; saman todistuksen uudelleenlähetys on maksutonta. Myöntäjällä on lisäksi tapahtumaloki, josta näkyvät todistusten tarkistukset, lataukset, sähköpostit ja perumiset, ja saman lähetyksen kaikki PDF:t voi ladata yhtenä zip-tiedostona.

Yhteenveto

Luotettavat, helposti tarkistettavat todistukset ovat tärkeämpiä kuin koskaan. Diplino antaa jokaiselle todistukselle digitaalisen allekirjoituksen, oman tarkistussivun ja QR-koodin, jolloin tarkistaminen on välitöntä. Tietojen säilytys EU:ssa, oma brändi ja helppo massaluonti tekevät ratkaisusta käytännöllisen ammattimaisille organisaatioille.