Kurssitodistusten lähettäminen sähköpostilla ilman tukipyyntöjen tulvaa
PDF-liitteet jäävät roskapostisuodattimiin ja synnyttävät tukipyyntöjä. Kun lähetät linkin todistuksen tarkistussivulle, osallistuja saa todistuksensa ja tiimisi aikaa säästyy.
Tällä sivulla (8)
Todistusten lähettämisen pitäisi olla kurssin juhlahetki, mutta monelle koulutustiimille se tarkoittaa tukipyyntöjen tulvaa.
Kun työpaja, yrityskoulutus tai lukukausi päättyy, osallistujat odottavat näyttöä työstään. Huono jakelutapa muuttaa hetken sotkuksi: viestit päätyvät roskapostiin, liitteet eivät aukea ja samat kysymykset toistuvat. Kun mietit ilmoitusviestin uudelleen ja korvaat pelkät liitteet linkillä todistuksen tarkistussivulle, suojaat organisaatiosi mainetta ja vähennät turhaa sähköpostiliikennettä.
Todistusten jakelun piilotyö
Koulutuksen järjestäjät panostavat kurssisisältöön, kouluttajiin ja materiaaleihin. Viimeinen vaihe jää silti usein sivuseikaksi: joku vie kansion tiedostoja, kirjoittaa yleisen viestin ja painaa lähetä.
Pian tukipyynnöt alkavat. Jonkun sähköposti merkitsi viestin vaaralliseksi, toinen ei saa tiedostoa auki puhelimella. Viikkoa myöhemmin entiset osallistujat kysyvät, miten uusi työnantaja voi tarkistaa todistuksen. Kurssivastaava, jonka pitäisi valmistella seuraavaa ryhmää, lähettää liitteitä uudelleen ja vastaa samoihin kysymyksiin.
Huono jakelu heikentää myös todistuksen arvoa. Jos todistus saapuu kuin kuitti yleisen liitteen kera, se tuntuu halvalta. Ja jos osallistuja ei voi helposti osoittaa todistusta aidoksi, rekrytoija voi jättää sen huomiotta.
Miksi pelkät PDF-liitteet synnyttävät tukipyyntöjä
Pitkään tapa oli yksinkertainen: tee PDF, liitä se viestiin ja lähetä. Taustalla se aiheuttaa kuitenkin ongelmia.
Ensimmäinen on toimitettavuus. Yritysten sähköpostisuodattimet suhtautuvat epäluuloisesti ulkopuolisilta tuleviin liitteisiin. Kun lähetät kymmeniä tai satoja PDF-liitteitä lyhyessä ajassa, viestit jäävät karanteeniin tai palautuvat. Osallistuja olettaa, ettei todistusta lähetetty, ja kirjoittaa tukeen.
Toinen ongelma on, ettei pelkkää tiedostoa voi tarkistaa. PDF:ssä on tekstiä ja ehkä kuva allekirjoituksesta, mutta kuka tahansa voi muuttaa nimeä tai päivämäärää tavallisella ohjelmalla. Kun työnantaja epäilee, se ottaa yhteyttä suoraan sinuun, ja toimistostasi tulee tarkistuspalvelu.
Kolmas on versioiden sekamelska. Jos nimi on kirjoitettu väärin, korjattu tiedosto lähtee uutena viestinä, ja osallistujalla on kaksi eri versiota. Jos hän näyttää työnantajalle vanhan, syntyy hämmennystä.
Mitä todistuksen ilmoitusviestissä pitää olla
Ilmoitusviesti on silta kurssin päättymisestä todistuksen käyttöön. Hyvin suunniteltuna se vastaa kysymyksiin ennen kuin ne esitetään.
- Otsikko, jossa on organisaatiosi ja kurssin nimi, esimerkiksi "Kurssitodistuksesi: Projektinhallinnan jatkokurssi".
- Henkilökohtainen tervehdys osallistujan nimellä.
- Kurssin nimi ja suorituspäivä.
- Selkeä painike, joka vie tarkistussivulle.
- Lyhyt ohje todistuksen lisäämisestä LinkedIniin.
- Ohje tulostettavan PDF:n lataamiseen.
- Ohje siihen, miten nimivirheestä ilmoitetaan.
Esimerkkiviesti koulutuksen järjestäjälle
Aihe: Kurssitodistuksesi: Esihenkilötyön perusteet
Hei [Etunimi],
onnittelut Esihenkilötyön perusteet -koulutuksen suorittamisesta
Johtamisakatemiassa.
Todistuksesi on valmis katsottavaksi, jaettavaksi ja ladattavaksi:
[Avaa todistuksesi]
Voit lisätä todistuksen LinkedIn-profiiliisi yhdellä painalluksella,
jakaa linkin esihenkilölle tai asiakkaalle ja ladata PDF:n omiin
tiedostoihisi. Linkin avaaja voi tarkistaa todistuksen ilman tiliä.
Jos nimessäsi on virhe, vastaa tähän viestiin viiden arkipäivän kuluessa,
niin perumme todistuksen ja myönnämme uuden oikealla nimellä.
Ystävällisin terveisin
Koulutustiimi, Johtamisakatemia
Viesti kertoo, mitä linkki tekee, että katsoja ei tarvitse tiliä, mistä PDF löytyy ja miten virhe korjataan. Kun nämä on kerrottu etukäteen, tukipyynnöt jäävät tulematta.
Osallistujat miettivät myös, vanheneeko todistus, missä se on ja maksaako sen katsominen myöhemmin. Kerro, että tarkistuslinkki pysyy voimassa eikä sen ylläpidosta peritä maksuja. Jos todistuksella on voimassaoloaika, lue lisää aiheesta kurssitodistuksen voimassaolo.
Linkki tarkistussivulle liitteen sijaan
Kun osallistuja avaa viestin linkin, hän päätyy sivulle, joka on omistettu juuri hänen todistukselleen. Diplinossa sivulla näkyvät tila (voimassa tai peruttu), nimi, kurssi, myöntäjä logoineen, suorituspäivä ja sarjanumero. Todistuksen PDF:ssä on QR-koodi, joka vie samalle sivulle.
- Tarkistus ilman kitkaa. Työnantaja tai asiakas avaa linkin tai skannaa QR-koodin, eikä hänen tarvitse soittaa sinulle tai rekisteröityä.
- Digitaalinen allekirjoitus. Todistuksen keskeiset tiedot on allekirjoitettu digitaalisesti, ja palvelin tarkistaa allekirjoituksen, kun sivu avataan. Muokattu kopio ei vastaa sivun tietoja.
- Helppo jakaminen. Sivun Lisää LinkedIn-profiiliin -painike täyttää kurssin nimen, myöntäjän, ajankohdan, tarkistuslinkin ja sarjanumeron valmiiksi. Katso tarkemmin, miten todistuksen lisääminen LinkedIniin toimii.
- PDF omiin tiedostoihin. Osallistuja lataa PDF:n sivulta milloin tahansa, ja tulosteen QR-koodi vie takaisin tarkistussivulle.
| Ominaisuus | PDF-liite | Linkki tarkistussivulle |
|---|---|---|
| Toimitettavuus | Suuri roskapostiriski | Linkki kulkee luotettavammin |
| Muokattu kopio | Helppo muuttaa | Ei vastaa sivua |
| Tarkistus | Puhelu tai sähköposti | Heti, ilman tiliä |
| Nimivirheen korjaus | Useita versioita | Peru ja myönnä uusi |
Rekrytoijalla ei ole aikaa palauttaa unohtuneita salasanoja tai odottaa oppilaitoksen vastausta. Jos tarkistus vaatii tilin tai maksun, moni jättää sen tekemättä. Linkki poistaa tämän esteen.
Tietosuoja ja tietojen säilytys EU:ssa
Todistusten pitää olla helppo tarkistaa, mutta osallistujien tietosuojaa on kunnioitettava. GDPR edellyttää, että henkilötietoja käsitellään vastuullisesti. Diplino säilyttää tiedot EU:ssa, Tukholmassa, ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin. Se on selkeä vastaus, kun yritysasiakas tai julkinen organisaatio kysyy, missä osallistujien tiedot ovat.
Käytännön keinot tukipyyntöjen vähentämiseen
Kurssin jälkeiset kysymykset jakautuvat yleensä neljään ryhmään: nimivirheet, kadonnut viesti, LinkedIn-jakaminen ja työnantajan tarkistuspyynnöt.
Tarkista nimet ennen lähettämistä. Nimivirheet ovat suurin tukipyyntöjen syy. Pyydä viikkoa ennen kurssin loppua osallistujia vahvistamaan, miten nimi kirjoitetaan todistukseen. Kun lataat listan todistusgeneraattoriin CSV-tiedostona, tarkista erityisesti ä, ö, å ja väliviivat. Jos virhe silti livahtaa läpi, peru väärä todistus ja myönnä uusi oikealla nimellä. Vanha sivu näyttää todistuksen perutuksi, ja uusi lasketaan paketin todistusmäärään.
Muistuta niitä, jotka eivät avanneet. Diplino muistuttaa automaattisesti osallistujia, jotka eivät ole avanneet todistustaan, ja näyttää palautuneet sähköpostit. Uudelleenlähetys on maksuton.
Tee jakamisesta helppoa. Kun LinkedIn-painike täyttää tiedot valmiiksi, osallistujan ei tarvitse ottaa kuvakaappauksia. Jokainen jaettu todistus näyttää organisaatiosi nimen hänen verkostolleen.
Todistuksen ulkoasu ja brändi
Sekava, vanhanaikainen pohja heikentää koulutuksen uskottavuutta. Selkeä typografia, väljä asettelu ja omat värit kertovat laadusta. Järjestys kannattaa pitää selkeänä: logo ja organisaation nimi, suoritusmaininta, osallistujan nimi, kurssin nimi, päivämäärä ja koodi sekä QR-koodi. Jos koulutat kansainvälisiä ryhmiä, voit myöntää todistuksen kahdella kielellä.
Valmiin pohjan löydät kurssitodistus-sivulta, jossa näet todistuksesi ennen lähettämistä.
Yhteenveto
Todistusten jakamisen pitäisi olla koulutuksen palkitsevin vaihe. Kun siirryt liitteistä linkkeihin tarkistussivulle, viestit menevät perille, osallistujat voivat ladata ja jakaa todistuksensa ja työnantajat tarkistavat ne sekunneissa ilman yhteydenottoa. Käy läpi nykyinen ilmoitusviestisi ja laske, kuinka paljon aikaa kuluu kadonneisiin tiedostoihin ja tarkistuspyyntöihin. Osallistujat arvostavat ammattimaisuutta, ja tukitiimisi postilaatikko hiljenee.
