Todistusten manuaalinen tarkistaminen vie aikaa: näin pääset siitä eroon

Jokainen koulutuksen järjestäjä saa jossain vaiheessa viestin työnantajalta, joka kysyy, suorittiko entinen osallistuja todella kurssin.

Puoli vuotta kurssin jälkeen rekrytoija soittaa ja haluaa vahvistuksen. Henkilökunta keskeyttää työnsä ja etsii vanhoista taulukoista, arvosanaotteista tai arkistoiduista sähköposteista. Julkinen tarkistussivu korvaa tämän käsityön kokonaan. Se antaa koulutusorganisaatiolle uskottavuutta ja suojaa sen aikaa ja mainetta.

Tarkistuspyyntöjen piilotyö

Kurssin päättyminen on osallistujalle virstanpylväs. Hallinnolle se on usein vasta alkua. Viikkojen tai kuukausien kuluttua pyyntöjä alkaa tulla: työnantaja haluaa vahvistaa hakijan todistuksen, taustatarkistuksia tekevä yritys tarvitsee näytön suorituksesta tai osallistuja on kadottanut alkuperäisen tiedostonsa juuri ennen työhaastattelua.

Jokainen kysely käynnistää etsinnän. Joku avaa vanhan kansion, tarkistaa osallistumisen ja varmistaa suorituspäivän ja kurssin nimen. Jos koulutus oli kaksi vuotta sitten, tiedot voivat olla käytöstä poistetussa oppimisympäristössä, vanhassa taulukossa tai entisen työntekijän sähköpostissa.

Etsiminen ei ole vain työlästä. Se hidastaa osallistujiesi rekrytointia. Työnantaja haluaa vastauksen heti, ja kolmen päivän odotus saa koulutusorganisaation näyttämään järjestäytymättömältä.

Käsin:
Työnantaja kysyy -> henkilökunta etsii arkistosta -> tarkistaa tiedot -> vastaa (päiviä)

Tarkistussivulla:
Työnantaja skannaa QR-koodin -> tarkistussivu näyttää tiedot (sekunteja)

Miksi käsin pidetyt rekisterit pettävät ajan myötä

Moni kouluttaja aloittaa tavallisilla toimistotyökaluilla: todistus tehdään taitto-ohjelmalla, viedään PDF:ksi ja nimet kirjataan jaettuun taulukkoon. Se toimii, kun kouluttaa kaksikymmentä ihmistä kuukaudessa, mutta ei enää liiketoiminnan kasvaessa.

Taulukot ja hajallaan olevat tiedostot

Taulukoissa sarakkeet siirtyvät, nimet kirjoitetaan väärin ja tiedostot monistuvat eri koneille. Kun eri kouluttajat hoitavat eri ryhmiä, tiedot pirstoutuvat. Kun työntekijä lähtee, tieto lähtee hänen mukanaan. Koulutusyritys tarvitsee todistuksilleen yhden jäsennellyn paikan.

Muokatut todistukset

Kuka tahansa voi muuttaa tavallisen PDF-todistuksen nimeä, päivämäärää tai kurssia perusohjelmalla. Kun muokattu todistus liikkuu työmarkkinoilla brändisi nimissä, maineesi kärsii. Kouluttaja voi suojata mainettaan todistuksilla, joita kuka tahansa voi verrata tarkistussivuun.

Sarjanumerot ja haettava rekisteri

Vakavasti otettava todistusjärjestelmä perustuu siihen, että jokainen myönnetty todistus on kirjattu. Silloin irrallisista PDF:istä tulee rekisteri, jonka tiedot voi tarkistaa.

Yksilöllinen tunniste

Jokaisella todistuksella on oma sarjanumero, joka on yksilöllinen juuri tälle todistukselle eikä vain kurssille. Hyvä sarjanumero:

• osoittaa täsmälleen yhteen myöntämistietoon
• erottaa samannimiset osallistujat toisistaan
• erottaa saman kurssin eri toteutukset
• yhdistää tulosteen tai PDF:n digitaaliseen tietueeseen.

Nopea haku henkilökunnalle

Joskus henkilökunnan pitää silti etsiä osallistujan tietoja, esimerkiksi kun yritysasiakas pyytää listan työntekijöistään, jotka suorittivat koulutuksen viime vuonna. Keskitetyssä rekisterissä haku tehdään nimellä, sähköpostiosoitteella tai koodilla sekunneissa, ja kaikki näkevät samat tiedot riippumatta siitä, kuka kurssin piti.

Digitaalinen allekirjoitus ja tarkastusloki

Kun myönnät todistuksen, vakuutat, että henkilö täytti vaatimuksesi. Sen vakuutuksen suojaamiseen ei tarvita kokeellista tekniikkaa.

Diplino allekirjoittaa todistuksen keskeiset tiedot digitaalisesti palvelimella: saajan nimen, kurssin nimen, päivämäärän ja sarjanumeron. Jos joku lataa todistuksen ja muuttaa nimen Matti Virtasesta Maija Korhoseksi, kopio ei enää vastaa allekirjoitettua tietuetta. Tarkistussivu näyttää yhä Matti Virtasen, joten tarkistaja näkee, ettei kopio vastaa alkuperäistä.

Sinun ei tarvitse hallita avaimia tai hankkia erityisiä välineitä. Palvelu hoitaa allekirjoituksen taustalla.

Tarkastusloki kertoo, mitä todistukselle on tapahtunut myöntämisen jälkeen: milloin sähköposti lähti, milloin todistus tarkistettiin tai ladattiin ja onko se peruttu. Jos todistus on peruttu ja korvattu uudella, esimerkiksi nimivirheen vuoksi, sekin näkyy. Jos yritysasiakas kysyy, milloin sen tiimi sai todistuksensa, loki vastaa.

Julkinen tarkistussivu poistaa tarkistustyön

Tehokkain tapa hoitaa tarkistuspyynnöt on astua pois välistä. Julkisella tarkistussivulla kolmas osapuoli voi tarkistaa todistuksen itse vuorokauden ympäri.

Jokaisella Diplinon todistuksella on oma tarkistussivu. Sinne pääsee kahdella tavalla: avaamalla linkin tai skannaamalla todistuksen PDF:n QR-koodin. Sivulla näkyvät:

• todistuksen tila (voimassa tai peruttu)
• saajan nimi
• kurssi
• myöntäjä logoineen
• suorituspäivä ja sarjanumero
• painikkeet Lataa PDF ja Lisää LinkedIn-profiiliin.

Tarkistaja vertaa näitä tietoja saamaansa kopioon. Koska palvelin hakee tiedot tietokannasta ja tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen, vastaus on luotettava.

Miksi tarkistus ilman kirjautumista on tärkeää

Monet todistusalustat vaativat tarkistajaa luomaan tilin. Rekrytoijat käyvät läpi kymmeniä hakijoita viikossa eivätkä halua rekisteröityä tarkistaakseen yhden kurssitodistuksen. Jos tarkistus vaatii kirjautumisen, moni soittaa mieluummin toimistollesi. Diplinon tarkistussivu on avoin kaikille, joilla on linkki tai QR-koodi, eikä erillistä ohjelmaa tarvita.

Jakaminen LinkedInissä

Osallistuja voi lisätä todistuksen LinkedIn-profiilinsa lisenssejä ja sertifikaatteja koskevaan osioon yhdellä painalluksella. Merkintään tulevat kurssin nimi, organisaatiosi myöntäjänä, sarjanumero ja linkki tarkistussivulle. Kun rekrytoija avaa linkin, hän näkee tiedot heti. Lue lisää siitä, miten todistuksen lisääminen LinkedIniin tehdään.

Tietosuoja ja oma brändi

Koulutustiedot ovat henkilötietoja. Diplino säilyttää tiedot EU:ssa, Tukholmassa, ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin. Kun yritysasiakas tai julkinen organisaatio lähettää tietosuojakyselyn, voit vastata selkeästi.

Tarkistussivun pitää korostaa sinun brändiäsi, ei ohjelmistoa sen takana. Diplinossa todistuksessa on oma logosi, värisi ja fonttisi, PDF on tulostettava, ja tarkistussivu näyttää logosi ja organisaatiosi tiedot. Palvelu toimii kolmellatoista kielellä.

Sujuva myöntäminen

Tarkistustyön poistaminen ei auta, jos todistusten tekeminen on hidasta. Kun ryhmä valmistuu:

1. Vie läpäisseiden osallistujien lista taulukosta tai oppimisympäristöstä.
2. Lataa CSV-tiedosto todistusgeneraattoriin.
3. Yhdistä kentät oman pohjasi kohtiin ja katso todistus ennen lähettämistä.
4. Myönnä todistukset koko ryhmälle kerralla.

Palvelu luo PDF:t, antaa sarjanumerot, tekee tarkistussivut ja lähettää sähköpostit. Iltapäivän työ kutistuu muutamaan minuuttiin. Yksittäisen todistuksen voit myöntää yhtä helposti, kun joku suorittaa kurssin omaan tahtiinsa.

Käyttö eri organisaatioissa

Koulutusyritykset ja intensiivikurssit. Osallistujat linkittävät todistuksensa ansioluetteloon ja portfolioon, ja rekrytoijat tarkistavat ne ottamatta yhteyttä kouluttajaan.

Yritysten HR- ja koulutustiimit. Kun auditoija kysyy näyttöä pakollisesta turvallisuuskoulutuksesta, HR löytää todistukset keskitetystä rekisteristä eikä vanhoista lokeista.

Ammattijärjestöt. Kun järjestö myöntää todistukset tarkistussivuineen, kuka tahansa voi skannata QR-koodin ja nähdä, onko todistus voimassa vai peruttu. Diplino ei kuitenkaan myönnä pätevyyksiä eikä akkreditoi; todistuksen omistaa myöntäjä.

Yhteenveto

Todistusten manuaalinen tarkistaminen kuluttaa koulutusorganisaation aikaa huomaamatta. Jokainen puhelu, taulukkohaku ja uudelleen lähetetty PDF on pois opetuksesta ja kasvusta. Sarjanumerot, keskitetty rekisteri ja digitaalinen allekirjoitus antavat rekisterin, johon voi luottaa, ja julkinen tarkistussivu poistaa tarkistustyön kokonaan. Jos tiimisi etsii yhä kansioista vastauksia tarkistuspyyntöihin, on aika vaihtaa tapaa.