Digitaalisen todistuksen peruminen ja korvaaminen: opas myöntäjälle
Tavallinen PDF ei voi muuttaa tilaansa, kun todistuksessa on virhe tai pätevyys vanhenee. Tarkistussivun ansiosta peruminen näkyy heti kaikille, jotka tarkistavat todistuksen.
Tällä sivulla (9)
Todistusten myöntäminen on vain puolet työstä.
Todistusten luotettavuus edellyttää selkeää tapaa käsitellä virheet, vanhentuneet pätevyydet ja sääntörikkomukset. Kun todistuksen voi perua, työnantaja ja muut tarkistajat näkevät aina sen ajantasaisen tilan.
Miksi peruminen on myöntäjälle tärkeää
Koulutusyritykset ja oppilaitokset myöntävät tuhansia todistuksia vuodessa. Jokainen todistus on toteamus tiettynä hetkenä: tietty henkilö suoritti tietyn koulutuksen tiettynä päivänä. Tilanteet kuitenkin muuttuvat. Tietoja syötettäessä tulee virheitä, pätevyydet vanhenevat, ja joskus vilppi paljastuu vasta todistuksen myöntämisen jälkeen.
Silloin myöntäjän pitää voida mitätöidä alkuperäinen todistus. Peruminen suojaa myöntäjän uskottavuutta ja työnantajia, jotka tekevät rekrytointipäätöksiä todistusten perusteella.
Paperitodistuksen perumista on lähes mahdoton panna täytäntöön. Jos oppilaitos antaa todistuksen, jossa nimi on väärin, se voi vain pyytää palauttamaan tai hävittämään sen. Sama koskee tavallista PDF-tiedostoa: liitteenä lähetetty tiedosto ei muutu, vaikka myöntäjä peruisi todistuksen.
Diplinossa jokainen todistus on tietue palvelun tietokannassa, ja sen keskeiset tiedot on allekirjoitettu digitaalisesti. Muokattu kopio ei vastaa tarkistussivua. Koska tieto on keskitetty, myöntäjä voi muuttaa todistuksen tilan heti.
Yleisimmät syyt perua todistus
Hallinnolliset virheet
Virheet ovat yleisin syy. Kun todistukset myönnetään koko ryhmälle kerralla CSV-tiedostosta todistusgeneraattorilla, aikaa säästyy paljon, mutta yksi kirjoitusvirhe taulukossa voi koskea useita todistuksia. Sukunimi voi olla väärin, päivämäärä virheellinen tai koko ryhmällä väärä kurssin nimi.
Kun virhe huomataan, virheelliset todistukset perutaan, jotta osallistujat eivät jaa vääriä tietoja. Sen jälkeen taulukko korjataan ja uudet todistukset myönnetään. Jokainen uusi todistus lasketaan paketin todistusmäärään.
Vanhenevat pätevyydet
Monet pätevyydet ovat voimassa määräajan. Esimerkiksi työturvallisuus- ja ensiapukoulutukset uusitaan tyypillisesti muutaman vuoden välein. Lue lisää aiheesta kurssitodistuksen voimassaolo.
Diplinon tarkistussivu ei merkitse todistusta automaattisesti vanhentuneeksi. Viimeinen voimassaolopäivä kirjoitetaan todistukseen, ja kun se on mennyt, myöntäjä voi perua todistuksen, jolloin tarkistussivu näyttää sen perutuksi. Henkilö suorittaa sitten kertauskurssin ja saa uuden todistuksen. Diplino ei lähetä uusimismuistutuksia, joten myöntäjä seuraa voimassaoloaikoja itse.
Sääntörikkomukset ja vilppi
Oppilaitoksilla on opintoja koskevat säännöt. Jos opiskelijan todetaan syyllistyneen vilppiin, oppilaitos voi päättää perua todistuksen. Myös konsulttitoimistot, jotka kouluttavat asiakkaidensa henkilöstöä, voivat mitätöidä todistuksen, jos osallistuja rikkoo sovittuja sääntöjä.
Peruminen vilpin vuoksi on vakava toimenpide, joka vaikuttaa henkilön maineeseen. Se on kuitenkin tarpeen myöntäjän brändin suojaamiseksi: jos todistukset jäävät voimaan todetun vilpin jälkeen, kaikkien todistusten arvo laskee.
Miksi tarkistussivu tekee perumisesta merkityksellistä
Peruminen toimii vain, jos tarkistaja näkee päivitetyn tilan. Siksi tarkistustapa on digitaalisten todistusten tärkein osa.
Diplinossa jokaisella todistuksella on oma tarkistussivu, jolle pääsee yksilöllisestä linkistä ja PDF:n QR-koodista. Osallistuja voi lisätä linkin LinkedIn-profiiliinsa, katso todistuksen lisääminen LinkedIniin. Kun työnantaja tai auditoija haluaa tarkistaa pätevyyden, hän avaa linkin tai skannaa koodin. Sovellusta, tiliä tai kirjautumista ei tarvita.
Kun sivu avataan, palvelin hakee todistuksen tietokannasta ja tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen. Jos todistus on voimassa, sivu näyttää tilan voimassa sekä nimen, kurssin, päivämäärän, myöntäjän logoineen ja sarjanumeron. Jos myöntäjä on perunut todistuksen, sivu näyttää tilan peruttu. Tarkistaja tietää heti, ettei todistukseen pidä enää luottaa.
Mitä tapahtuu, kun todistus perutaan
Tarkistajan näkökulma
Tarkistaja voi olla rekrytoija, sisäinen auditoija tai vaatimustenmukaisuudesta vastaava. Hänen ei tarvitse ladata perumislistoja tai verrata useita tietokantoja. Hän avaa tarkistussivun, ja palvelin hoitaa haun ja allekirjoituksen tarkistuksen. Jos todistus on peruttu, sivu kertoo sen selvästi. Todistukseen kirjoitettu viimeinen voimassaolopäivä kertoo, kuinka pitkään se on tarkoitettu olemaan voimassa.
Osallistujan näkökulma
Osallistuja voi edelleen avata alkuperäisen sähköpostin linkin, mutta sivu näyttää nyt tilan peruttu. Jos hän on lisännyt todistuksen LinkedIniin, merkinnän linkki vie samalle sivulle. Myös tulostetun PDF:n QR-koodi vie perutulle sivulle.
Koska osallistujan julkinen profiili muuttuu, peruminen kannattaa hoitaa huolellisesti. Jos syy on pelkkä kirjoitusvirhe, ota yhteyttä osallistujaan heti, kerro että vanha linkki näyttää todistuksen perutuksi ja lähetä uusi linkki mahdollisimman pian.
Uuden todistuksen myöntäminen ilman sekaannusta
Peruminen on usein vasta ensimmäinen vaihe. Virheiden korjauksissa ja uusimisissa tarvitaan korvaava todistus.
- Peru ensin vanha todistus. Näin voimassa on vain yksi versio. Kaksi voimassa olevaa todistusta samasta suorituksesta hämmentää työnantajia.
- Myönnä uusi todistus. Käytä samaa pohjaa kuin alun perin. Jos korjaat koko ryhmän, lataa korjattu CSV-tiedosto ja myönnä kaikki kerralla.
- Uusi todistus saa omat tunnisteensa. Sillä on oma tarkistuskoodi, tarkistussivu, QR-koodi ja digitaalinen allekirjoitus. Se lasketaan paketin todistusmäärään.
- Ohjeista osallistujaa. Osallistuja saa uuden sähköpostin, päivittää LinkedIn-merkintänsä uudella linkillä ja lataa tarvittaessa uuden PDF:n.
Jos osallistuja vain kadotti sähköpostinsa eikä todistuksessa ole virhettä, perumista ei tarvita: saman todistuksen uudelleenlähetys on maksuton.
Tietosuoja perumisessa
Todistusten käsittely on henkilötietojen käsittelyä. Diplino säilyttää tiedot EU:ssa, Tukholmassa, ja tietojenkäsittelysopimus kuuluu kaikkiin paketteihin.
Keskitetty tietokanta antaa myöntäjälle hallinnan omiin tietoihinsa. Jos henkilö pyytää tietojensa poistamista, myöntäjä löytää ja poistaa ne. Joissakin kokeellisissa ratkaisuissa tiedot tallennetaan hajautettuun verkkoon, josta niitä voi olla vaikea tai mahdoton poistaa. Diplino ei käytä sellaisia verkkoja.
Selkeä toimintamalli
Sopikaa organisaatiossa, kenellä on oikeus perua todistuksia, ja kirjatkaa, missä tilanteissa peruminen on perusteltua. Kouluttakaa henkilökunta tarkistamaan nimet ja päivämäärät ennen myöntämistä: muutama minuutti tarkistukseen säästää perumisilta myöhemmin. Kertokaa osallistujille kurssin lopussa, miten tarkistussivu toimii ja miten todistus lisätään LinkedIniin, ja jos todistuksella on voimassaoloaika, miten uusiminen tapahtuu.
Diplinon tarkastuslokista näet, milloin todistus lähetettiin, tarkistettiin, ladattiin tai peruttiin.
Erilaiset myöntäjät
Yritysten HR- ja koulutustiimit hallinnoivat pakollisia koulutuksia sadoille työntekijöille. Kun koulutussisältö muuttuu uusien vaatimusten vuoksi, vanhat todistukset voidaan perua ja uudet myöntää keskitetysti.
Työpajojen ja konferenssien järjestäjät haluavat osallistujien jakavan todistuksiaan. Jos osallistuja huomaa nimessään virheen, nopea peruminen ja uusi todistus pitävät hänet tyytyväisenä. Katso myös todistus tapahtumaan osallistumisesta.
Konsulttitoimistot kouluttavat asiakkaiden johtoa luottamuksellisista aiheista. Kun tiedot säilytetään EU:ssa ja myöntäjä hallitsee tietueita, perumiset ja muutokset hoituvat asiakkaan pyynnöstä.
Yhteenveto
Digitaalisten todistusten hallinta on muutakin kuin myöntämistä. Virheitä korjataan, pätevyydet vanhenevat ja sääntöjä valvotaan. Tavallinen PDF ei pysty tähän. Kun todistukset ovat tietueita, joilla on digitaalinen allekirjoitus ja oma tarkistussivu, myöntäjä voi perua ja korvata todistuksia helposti, ja tarkistajat näkevät aina ajantasaisen tilan.
