Zertifikat-Vorlage in Google Slides erstellen und aus Google Tabellen befüllen

Google Slides (auf Deutsch Google Präsentationen) ist kostenlos, die meisten kennen es schon, und eine einzelne Folie ergibt eine ordentliche Zertifikat-Vorlage. Mit dem Add-on Autocrat für Google Tabellen füllen Sie diese Vorlage mit jedem Namen auf Ihrer Teilnehmerliste. So richten Sie das ein, und das bleibt danach für Sie zu tun.

Schritt 1: Die Vorlage in Google Slides bauen

1. Erstellen Sie eine neue Präsentation und löschen Sie alles bis auf eine Folie.
2. Gehen Sie zu Datei und dann Seite einrichten. Wählen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie ein Zertifikatsformat ein, zum Beispiel A4 quer (29,7 x 21 cm).
3. Fügen Sie Ihr Logo, einen Rahmen und den festen Text ein, etwa "Teilnahmebescheinigung" und den Namen Ihrer Organisation.
4. Schreiben Sie an jede Stelle, an der sich der Text ändern soll, einen Platzhalter in doppelten spitzen Klammern: <<Name>>, <<Kurs>>, <<Datum>>. Formatieren Sie jeden Platzhalter in der Schrift und Größe, die der fertige Text haben soll.
5. Lassen Sie Platz für lange Namen. Ein Platzhalter ist kurz, "Anna-Katharina von Hohenberg-Schwarzenfeld" nicht.

Schritt 2: Die Teilnehmerliste in Google Tabellen vorbereiten

Tragen Sie eine Person pro Zeile ein, mit einer Überschriftenzeile oben. Die Überschriften müssen genau zu Ihren Platzhaltern passen (Name, Kurs, Datum), denn Autocrat ordnet sie automatisch zu, wenn sie übereinstimmen, und unterscheidet Groß- und Kleinschreibung. Fügen Sie eine Spalte E-Mail hinzu, wenn Autocrat die Dateien versenden soll.

Schritt 3: Mit Autocrat zusammenführen

Autocrat ist ein Add-on für Google Tabellen von New Visions Cloudlab. Es nimmt Tabellendaten, fügt sie über <<Platzhalter>> in eine Vorlage ein und erzeugt ein Dokument pro Zeile. Die Einführung von New Visions nennt Google Slides als einen der unterstützten Dokumenttypen. Autocrat hat eine englische Oberfläche, deshalb stehen die Menünamen hier auf Englisch.

1. Installieren Sie Autocrat über den Google Workspace Marketplace und öffnen Sie es in Ihrer Tabelle.
2. Klicken Sie auf "New job" und geben Sie dem Job einen Namen.
3. Wählen Sie Ihre Slides-Datei als Vorlage.
4. Ordnen Sie jedem Platzhalter eine Spalte zu. Passende Überschriften werden automatisch zugeordnet.
5. Wählen Sie in den Dateieinstellungen PDF als Dateityp und legen Sie einen Dateinamen mit Platzhaltern fest, zum Beispiel <<Name>> Teilnahmebescheinigung. Wählen Sie einen Drive-Ordner für die Ausgabe.
6. Schalten Sie bei Bedarf den E-Mail-Versand ein. Autocrat kann jedes Dokument als E-Mail-Anhang an die Adresse aus Ihrer Spalte E-Mail schicken.
7. Öffnen Sie die Jobdetails und starten Sie die Vorschau für die erste zusammenführbare Zeile. Sie führt eine Zeile zusammen und schickt die E-Mail nur an Sie, sodass Sie das Ergebnis prüfen können, bevor es jemand anderes sieht.
8. Starten Sie den Job. Autocrat schreibt für jede zusammengeführte Zeile einen Status in die Tabelle.

Der letzte Punkt ist später wichtig. Autocrat überspringt jede Zeile, die schon einen Status hat, sodass ein zweiter Lauf keine Duplikate verschickt.

Wo diese Lösung aufhört

Für eine Schule oder einen kleinen internen Kurs können Google Slides und Autocrat ausreichen. Für einen Schulungsanbieter, der jede Woche Bescheinigungen ausstellt, zeigen sich drei Lücken.

Das Zertifikat ist eine Datei und sonst nichts. Dahinter steht keine Verifizierungsseite. Möchte ein Arbeitgeber bestätigt haben, dass jemand Ihren Kurs abgeschlossen hat, muss er Sie fragen, und Sie suchen es in einer Tabelle heraus.

Korrekturen sind Handarbeit. Ist ein Name falsch geschrieben, korrigieren Sie die Zelle, löschen den Status dieser Zeile, damit Autocrat sie erneut zusammenführt, und starten den Job. Die Person hat dann zwei PDFs und zwei E-Mails, und Sie hoffen, dass sie die richtige behält.

Es läuft über Ihr Konto. Autocrat versendet E-Mails in Ihrem Namen und braucht weitreichenden Zugriff auf Ihr Drive, Ihre Dokumente, Präsentationen und Tabellen. Manche Organisationen haben damit kein Problem. Andere wollen wissen, wer das genehmigt hat und wo die Teilnehmerdaten landen.

Der nächste Schritt: Diplino

Diplino übernimmt den Teil nach der Vorlage. Sie hinterlegen Logo und Farben, laden Ihre Teilnehmerliste als CSV-Datei hoch (Google Tabellen kann direkt eine herunterladen), und jede teilnehmende Person erhält per E-Mail eine persönliche Teilnahmebescheinigung. Jede Bescheinigung hat eine eigene Verifizierungsseite, die über den Link in der E-Mail oder den QR-Code auf der PDF erreichbar ist, sodass jeder prüfen kann, ob sie echt ist, ohne Sie zu kontaktieren. Diplino erinnert außerdem automatisch alle, die ihre Bescheinigung noch nicht geöffnet haben, und zeigt Ihnen, welche E-Mails unzustellbar waren oder nicht geöffnet wurden, damit Sie sie erneut senden können.

Müssen Sie einen Namen korrigieren, ändern Sie ihn und senden erneut, und das verbraucht keine Bescheinigung aus Ihrem Kontingent. Bescheinigungen, E-Mails und die Verifizierungsseite gibt es in dreizehn Sprachen, die Daten liegen in der EU, und jeder Tarif enthält einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Sie können Ihr Design mit beliebig vielen kostenlosen Musterbescheinigungen testen. Sie tragen ein Wasserzeichen und lassen sich nicht verifizieren. Der Free-Tarif gibt Ihnen danach 10 echte Bescheinigungen, und die Tarife und Preise beginnen bei 12 EUR pro Monat bei jährlicher Zahlung.

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