Todistukset joukkokirjeenä Wordissa ja Excelissä: käytännön opas
Näin teet todistukset joukkokirjeenä Excel-listasta Microsoft Wordissa, mitä Word ja Gmail voivat ja eivät voi lähettää sähköpostilla, ja milloin todistustyökalu säästää aikaa.
Tällä sivulla (6)
Joukkokirje (Wordin yhdistämistoiminto) on perinteinen tapa tehdä todistukset koko kurssille. Suunnittelet yhden todistuksen Microsoft Wordissa, yhdistät sen osallistujien Excel-listaan, ja Word täyttää jokaisen nimen. Tulostamiseen se toimii yhä hyvin. Hankalaksi se muuttuu, kun todistukset pitää lähettää sähköpostilla, ja tämä opas kertoo miksi.
Valmistele Excel-lista
Microsoftin oma tarkistuslista on lyhyt, ja sitä kannattaa noudattaa:
- Laita kaikki osallistujatiedot työkirjan ensimmäiselle taulukolle.
- Käytä sarakeotsikoita, jotka vastaavat todistukseen haluamiasi kenttiä, esimerkiksi Etunimi, Sukunimi, Kurssi ja Pvm.
- Tallenna tiedosto omalle tietokoneellesi.
- Tee kaikki muutokset ennen kuin yhdistät listan Wordiin.
Lisää myös sähköpostisarake, jos aiot myöhemmin lähettää jotain sähköpostilla.
Tee todistus Wordissa
- Avaa tyhjä asiakirja ja vaihda se vaakasuuntaan. Lisää logosi, reunus ja kiinteä teksti.
- Valitse Postitukset ja sitten Aloita yhdistäminen, ja valitse Kirjeet.
- Valitse Valitse vastaanottajat ja osoita Excel-tiedostosi. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa ja poista valinta niiltä, jotka eivät saa todistusta.
- Napsauta kohtaa, johon nimi tulee, ja lisää Etunimi ja Sukunimi valinnalla Lisää yhdistämiskenttä. Toista sama kurssille ja päivämäärälle.
- Muotoile yhdistämiskentät sellaisiksi kuin haluat lopullisen tekstin näyttävän. Valitse kenttä, kun haluat muuttaa sen fonttia tai kokoa.
- Valitse Esikatsele tuloksia ja selaa muutamaa osallistujaa nuolipainikkeilla. Tarkista pitkät nimet ja päivämäärät.
- Valitse Viimeistele ja yhdistä. Siellä voit valita Muokkaa yksittäisiä tiedostoja, Tulosta tiedostot tai Lähetä sähköpostiviestejä.
Tallenna pääasiakirja. Se säilyttää yhteyden Excel-tiedostoon, joten voit käyttää sitä uudelleen seuraavalla kurssilla.
Voiko Wordin joukkokirje lähettää todistukset sähköpostilla?
Osittain, ja se riippuu tietokoneestasi. Wordin sähköpostiyhdistäminen vaatii, että tietokoneelle on asennettu MAPI-yhteensopiva sähköpostiohjelma, kuten Outlook.
Windowsissa Microsoft on selvä: Word lähettää jokaiseen osoitteeseen oman viestin, eikä siihen voi lisätä liitteitä, vain linkkejä. Yhdistetty teksti menee sähköpostin runkoon, ei todistustiedostoon.
Macissa Word voi sen sijaan lähettää yhdistetyn viestin liitteenä. Sähköpostissa ei silloin ole leipätekstiä, ja yhdistetty asiakirja kulkee liitetiedostona.
Joukkokirje on siis erinomainen todistuspinon tulostamiseen ja huonompi PDF:n lähettämiseen jokaiselle sähköpostilla.
Entä Gmail?
Gmailissa on nyt oma joukkokirjetoiminto joissakin maksullisissa Google Workspace -paketeissa (Workspace Individual, Business Standard ja Plus, Enterprise Standard ja Plus, Education Standard ja Plus). Voit liittää Google Sheetin ja käyttää viestissä yhdistämistunnisteita, kuten @firstname.
Se tekee sähköpostista henkilökohtaisen, ei liitteestä. Jos liität tiedoston, Googlen mukaan sama liite menee jokaisen vastaanottajan kopioon. Yhdistämistunnisteet eivät toimi aiherivillä, ja jokaiseen sähköpostiin lisätään automaattisesti linkki tilauksen peruuttamiseen. Se sopii paremmin uutiskirjeeseen kuin henkilökohtaiseen todistukseen.
Mihin joukkokirje loppuu
Vaikka yhdistäminen toimisi, osa työstä jää käsin tehtäväksi.
Todistusta ei voi tarkistaa. Tulostetulla paperilla tai Word-tiedostolla ei ole tarkistussivua, joten työnantajan, joka haluaa varmistaa sen, on otettava yhteyttä sinuun.
Korjaukset tarkoittavat uutta kierrosta. Väärin kirjoitettu nimi tarkoittaa, että korjaat Excelin rivin, yhdistät uudelleen ja lähetät tai tulostat kyseisen henkilön todistuksen uudelleen.
Lähettäminen jää yhä sinulle. Windowsissa liität ja lähetät jokaisen tiedoston itse. Gmaililla voit tehdä tekstistä henkilökohtaisen, mutta et todistuksesta.
Seuraava askel: Diplino
Diplino lähtee liikkeelle samasta listasta. Tallenna Excel-taulukkosi CSV-tiedostoksi ja lataa se, niin jokainen osallistuja saa henkilökohtaisen todistuksen sähköpostilla logollasi ja väreilläsi. Jokaisella todistuksella on oma tarkistussivu ja QR-koodi, joten kuka tahansa voi tarkistaa sen aitouden kysymättä sinulta. Diplino lähettää myös automaattisen muistutuksen osallistujille, jotka eivät ole avanneet todistustaan, ja näyttää, mitkä sähköpostit palautuivat tai jäivät avaamatta, joten voit lähettää ne uudelleen.
Jos nimi on väärin, korjaat sen ja lähetät uudelleen. Se ei kuluta todistusta, koska todistuskohtaista maksua ei ole. Todistukset, sähköpostit ja tarkistussivu toimivat kahdellatoista kielellä, tiedot säilytetään EU:ssa, ja jokaiseen pakettiin sisältyy tietojenkäsittelysopimus (DPA).
Voit kokeilla ulkoasua maksuttomilla esimerkkitodistuksilla niin monta kertaa kuin haluat. Niissä on vesileima, eikä niitä voi tarkistaa. Free-paketti sisältää 10 oikeaa todistusta, ja maksulliset paketit maksavat alkaen 12 EUR kuukaudessa vuosilaskutuksella.