Brevfletning af diplomer i Word og Excel: en praktisk guide
Sådan laver du diplomer med brevfletning fra en Excel-liste i Microsoft Word, hvad Word og Gmail kan og ikke kan sende på e-mail, og hvornår et værktøj til kursusbeviser sparer tid.
På denne side (6)
Brevfletning er den klassiske måde at lave diplomer til et helt hold på. Du designer ét diplom i Microsoft Word, forbinder det med en Excel-liste over deltagere, og Word udfylder hvert navn. Det fungerer stadig godt til udskrivning. Det er, når diplomerne skal sendes på e-mail, at det bliver besværligt, og denne guide forklarer hvorfor.
Gør din Excel-liste klar
Microsofts egen tjekliste er kort og værd at følge:
- Læg alle deltagerdata i det første ark i projektmappen.
- Brug kolonneoverskrifter, der svarer til de felter, du vil have på diplomet, for eksempel Fornavn, Efternavn, Kursus og Dato.
- Gem filen på din egen computer.
- Lav alle rettelser, før du forbinder listen med Word.
Tilføj også en kolonne til e-mail, hvis du senere vil sende noget på e-mail.
Lav diplomet i Word
- Åbn et tomt dokument, og sæt det til liggende format. Tilføj dit logo, en kant og den faste tekst.
- Gå til Forsendelser og derefter Start brevfletning, og vælg Breve.
- Vælg Vælg modtagere, og peg på din Excel-fil. Brug Rediger modtagerliste til at fjerne fluebenet ved dem, der ikke skal have et diplom.
- Klik, hvor navnet skal stå, og brug Indsæt flettefelt til at tilføje Fornavn og Efternavn. Gør det samme for kursus og dato.
- Formater flettefelterne, som du vil have den færdige tekst til at se ud. Marker et felt for at ændre skrifttype eller størrelse.
- Vælg Vis resultater, og gå gennem nogle få deltagere med pileknapperne. Tjek lange navne og datoer.
- Gå til Udfør og flet. Her kan du vælge Rediger individuelle dokumenter, Udskriv dokumenter eller Send mails.
Gem hoveddokumentet. Det beholder forbindelsen til Excel-filen, så du kan genbruge det til næste kursus.
Kan Words brevfletning sende diplomerne på e-mail?
Delvist, og det afhænger af din computer. Words e-mailfletning kræver et MAPI-kompatibelt mailprogram, for eksempel Outlook, installeret på din computer.
På Windows er Microsoft tydelig: Word sender en individuel besked til hver adresse, og du kan ikke tilføje vedhæftede filer, kun links. Den flettede tekst havner i selve e-mailen, ikke i en diplomfil.
På Mac kan Word i stedet sende den flettede besked som vedhæftet fil. E-mailen har så ingen brødtekst, og det flettede dokument sendes som den vedhæftede fil.
Brevfletning er altså rigtig god til at udskrive en stak diplomer og mindre god til at sende en PDF til hver person på e-mail.
Hvad med Gmail?
Gmail har nu sin egen brevfletning i nogle betalte Google Workspace-abonnementer (Workspace Individual, Business Standard og Plus, Enterprise Standard og Plus, Education Standard og Plus). Du kan forbinde et Google Sheet og bruge flettekoder som @firstname i beskeden.
Den gør e-mailen personlig, ikke en vedhæftet fil. Hvis du vedhæfter en fil, skriver Google, at den samme vedhæftede fil kommer med i hver modtagers kopi. Flettekoder virker ikke i emnelinjen, og hver e-mail får automatisk tilføjet et afmeldingslink. Det passer bedre til et nyhedsbrev end til et personligt diplom.
Her stopper brevfletning
Selv når fletningen virker, er der stadig ting, der skal gøres i hånden.
Der er ingen måde at tjekke et diplom på. Et udskrevet ark eller en Word-fil har ingen verificeringsside, så en arbejdsgiver, der vil have det bekræftet, må kontakte dig.
Rettelser betyder en ny omgang. Et forkert stavet navn betyder, at du retter rækken i Excel, fletter igen og sender eller udskriver den persons diplom igen.
Udsendelsen er stadig din opgave. På Windows vedhæfter og sender du hver fil selv. Med Gmail kan du gøre teksten personlig, men ikke diplomet.
Næste skridt: Diplino
Diplino starter fra den samme liste. Gem dit Excel-ark som en CSV-fil, og upload den, så får hver deltager et personligt kursusbevis på e-mail med dit logo og dine farver. Hvert bevis har sin egen verificeringsside og QR-kode, så alle kan tjekke, at det er ægte, uden at spørge dig. Diplino sender også en automatisk påmindelse til deltagere, der ikke har åbnet deres bevis, og viser dig, hvilke e-mails der er blevet afvist eller ikke åbnet, så du kan sende dem igen.
Hvis et navn er forkert, retter du det og sender igen. Det bruger ikke et bevis, fordi der ikke er nogen betaling pr. bevis. Beviser, e-mails og verificeringssiden fungerer på tolv sprog, data hostes i EU, og alle abonnementer har en databehandleraftale (DPA).
Du kan prøve dit design med gratis eksempelbeviser, så mange du vil. De har vandmærke og kan ikke verificeres. Free-abonnementet indeholder 10 rigtige beviser, og betalte abonnementer starter ved 12 EUR om måneden ved årlig betaling.