Sådan laver du en diplomskabelon i Google Slides og udfylder den fra Sheets

Google Slides er gratis, de fleste kender det allerede, og ét enkelt dias kan sagtens bruges som diplomskabelon. Tilføj tilføjelsesprogrammet Autocrat i Google Sheets, så kan du udfylde skabelonen med alle navnene på din deltagerliste. Her er, hvordan du sætter det op, og hvad det efterlader til dig bagefter.

Trin 1: Byg skabelonen i Google Slides

1. Opret en ny præsentation, og slet alt undtagen ét dias.
2. Gå til Filer og derefter Sideopsætning. Vælg Tilpasset, og indtast en størrelse til diplomet, for eksempel A4 liggende (29,7 x 21 cm) eller US Letter liggende (11 x 8,5 in).
3. Tilføj dit logo, en kant og den faste tekst, for eksempel "Kursusbevis" og navnet på din organisation.
4. Skriv en pladsholder alle steder, hvor teksten skal skifte, omgivet af dobbelte vinkelparenteser: <<Navn>>, <<Kursus>>, <<Dato>>. Giv hver pladsholder den skrifttype og størrelse, du vil have i den færdige tekst.
5. Gør plads til lange navne. En pladsholder er kort, men "Maria Fernanda Rodríguez Alvarado" er ikke.

Trin 2: Gør deltagerlisten klar i Google Sheets

Skriv én deltager pr. række med en overskriftsrække øverst. Overskrifterne skal svare præcis til dine pladsholdere (Navn, Kursus, Dato), fordi Autocrat kobler dem automatisk, når de stemmer overens, og der skelnes mellem store og små bogstaver. Tilføj en kolonne til e-mail, hvis du vil have Autocrat til at sende filerne.

Trin 3: Flet med Autocrat

Autocrat er et tilføjelsesprogram til dokumentfletning i Google Sheets fra New Visions Cloudlab. Det tager data fra regnearket, fletter dem ind i en skabelon via <<flettekoder>> og laver ét dokument pr. række. New Visions' egen introduktionsvejledning nævner Google Slides blandt de dokumenttyper, det fungerer med.

1. Installer Autocrat fra Google Workspace Marketplace, og åbn det i dit regneark.
2. Klik på New Job, og giv jobbet et navn.
3. Vælg din Slides-fil som skabelon.
4. Kobl hver kode til en kolonne. Overskrifter, der passer, bliver koblet for dig.
5. Under filindstillingerne vælger du PDF som filtype og angiver et filnavn med koder, for eksempel <<Navn>> kursusbevis. Vælg en mappe i Drev til resultatet.
6. Slå eventuelt e-mail til. Autocrat kan sende hvert dokument som vedhæftet fil i en e-mail til adressen i din e-mailkolonne.
7. Åbn jobdetaljerne, og kør forhåndsvisningen for den første række, der kan flettes. Den fletter én række og sender kun e-mailen til dig, så du kan tjekke resultatet, før andre ser det.
8. Kør jobbet. Autocrat skriver en status i regnearket for hver række, det har flettet.

Det sidste punkt får betydning senere. Autocrat springer alle rækker over, der allerede har en status, så hvis du kører jobbet to gange, bliver der ikke sendt dubletter.

Her stopper denne løsning

For en skole eller et lille internt kursus kan Slides og Autocrat være nok. For en kursusvirksomhed, der udsteder beviser hver uge, viser der sig tre huller.

Beviset er en fil og intet andet. Der er ingen verificeringsside bag det. Når en arbejdsgiver vil have bekræftet, at nogen har gennemført dit kursus, må vedkommende spørge dig, og du må slå det op i et regneark.

Rettelser er manuelle. Hvis et navn er stavet forkert, retter du cellen, sletter rækkens status, så Autocrat fletter den igen, og kører jobbet. Deltageren har så to PDF-filer og to e-mails, og du håber, at vedkommende gemmer den rigtige.

Det kører på din konto. Autocrat sender e-mail i dit navn og skal have bred adgang til dit Drev, Docs, Slides og Sheets. Nogle organisationer har det fint med det. Andre vil gerne vide, hvem der har godkendt det, og hvor deltagernes data ender.

Næste skridt: Diplino

Diplino tager sig af det, der kommer efter skabelonen. Du tilføjer dit logo og dine farver, uploader din deltagerliste som en CSV-fil (Google Sheets kan downloade en direkte), og hver deltager får et personligt kursusbevis på e-mail. Hvert bevis har sin egen verificeringsside og QR-kode, så alle kan tjekke, at det er ægte, uden at kontakte dig. Diplino sender også en automatisk påmindelse til deltagere, der ikke har åbnet deres bevis, og viser dig, hvilke e-mails der er blevet afvist eller ikke åbnet, så du kan sende dem igen.

Hvis du skal rette et navn, retter du det og sender igen, og det bruger ikke et bevis. Der er ingen betaling pr. bevis. Beviser, e-mails og verificeringssiden fungerer på tolv sprog, data hostes i EU, og der følger en databehandleraftale (DPA) med alle abonnementer.

Du kan teste dit design med gratis eksempelbeviser, så mange du vil. De har vandmærke og kan ikke verificeres. Free-abonnementet giver dig derefter 10 rigtige beviser, og betalte abonnementer starter ved 12 EUR om måneden ved årlig betaling.

Lav et gratis eksempelbevis