Stampa unione di attestati con Word ed Excel: guida pratica
Come fare la stampa unione di attestati in Microsoft Word da una lista Excel, cosa possono e non possono inviare Word e Gmail via email, e quando uno strumento per attestati fa risparmiare tempo.
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La stampa unione è il metodo classico per preparare gli attestati di un intero corso. Progetti un attestato in Microsoft Word, lo colleghi a una lista Excel di partecipanti e Word inserisce ogni nome. Per la stampa funziona ancora bene. È l'invio via email che si complica, e questa guida spiega perché.
Prepara la lista Excel
La checklist di Microsoft è breve e vale la pena seguirla:
- Metti tutti i dati dei partecipanti nel primo foglio della cartella di lavoro.
- Usa intestazioni di colonna che corrispondono ai campi che vuoi sull'attestato, per esempio Nome, Cognome, Corso e Data.
- Salva il file sul tuo computer.
- Completa tutte le modifiche prima di collegare la lista a Word.
Aggiungi anche una colonna Email, se pensi di inviare qualcosa via email più avanti.
Crea l'attestato in Word
- Apri un documento vuoto e impostalo in orizzontale. Aggiungi logo, cornice e testo fisso.
- Vai alla scheda Lettere, poi su Inizia stampa unione, e scegli Lettere.
- Scegli Seleziona destinatari e indica il tuo file Excel. Usa Modifica elenco destinatari per togliere la spunta a chi non deve ricevere un attestato.
- Clicca dove deve comparire il nome e usa Inserisci campo unione per aggiungere Nome e Cognome. Ripeti per corso e data.
- Formatta i campi unione come vuoi che appaia il testo finale. Seleziona un campo per cambiarne font o dimensione.
- Scegli Anteprima risultati e scorri qualche partecipante con le frecce. Controlla i nomi lunghi e le date.
- Vai su Finalizza e unisci. Qui puoi scegliere Modifica singoli documenti, Stampa documenti o Invia messaggi di posta elettronica.
Salva il documento principale. Mantiene il collegamento al file Excel, quindi puoi riusarlo per il corso successivo.
La stampa unione di Word può inviare gli attestati via email?
In parte, e dipende dal computer. La stampa unione via email di Word richiede un programma di posta compatibile con MAPI, come Outlook, installato sul computer.
Su Windows Microsoft è chiara: Word invia un messaggio singolo a ogni indirizzo, e non puoi aggiungere allegati, solo link. Il testo unito va nel corpo dell'email, non in un file di attestato.
Su Mac, invece, Word può inviare il messaggio unito come allegato. In quel caso l'email non ha testo nel corpo e il documento unito viaggia come file allegato.
Quindi la stampa unione è ottima per stampare una pila di attestati e molto meno adatta a inviare un PDF a ogni persona.
E Gmail?
Gmail ora ha una sua stampa unione su alcuni piani a pagamento di Google Workspace (Workspace Individual, Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Education Standard e Plus). Puoi collegare un foglio Google Sheets e usare nel messaggio tag di unione come @firstname.
Personalizza l'email, non un allegato. Se alleghi un file, Google spiega che lo stesso allegato finisce nella copia di ogni destinatario. I tag di unione non funzionano nell'oggetto, e a ogni email viene aggiunto in automatico un link per annullare l'iscrizione. È più adatto a una newsletter che a un attestato personale.
Dove si ferma la stampa unione
Anche quando l'unione funziona, alcune cose restano manuali.
Non c'è modo di verificare un attestato. Un foglio stampato o un file Word non ha una pagina di verifica, quindi un datore di lavoro che vuole una conferma deve contattarti.
Ogni correzione è un nuovo giro. Un nome scritto male vuol dire correggere la riga in Excel, rifare l'unione e inviare o stampare di nuovo l'attestato di quella persona.
L'invio resta a te. Su Windows alleghi e invii ogni file da solo. Con Gmail puoi personalizzare il testo, ma non l'attestato.
Il passo successivo: Diplino
Diplino parte dalla stessa lista. Salva il foglio Excel come file CSV e caricalo: ogni partecipante riceve il suo attestato personale via email, con il tuo logo e i tuoi colori. Dal 1 novembre 2026, per tutti i clienti, Diplino invia anche un promemoria automatico a chi non ha aperto l'attestato e ti mostra quali email sono state respinte o non sono state aperte, così puoi inviarle di nuovo. Ogni attestato ha la sua pagina di verifica e il suo QR code, così chiunque può controllare che sia autentico senza chiederlo a te.
Se un nome è sbagliato, lo correggi e invii di nuovo. Non consuma un attestato, perché non c'è un costo per attestato. Attestati, email e pagina di verifica funzionano in nove lingue, i dati sono ospitati nell'UE e ogni piano include un DPA.
Puoi provare il design con attestati di prova gratuiti, quanti ne vuoi. Hanno una filigrana e non sono verificabili. Il piano Free include 10 attestati reali, e i piani a pagamento partono da 12 EUR al mese con fatturazione annuale.