Diplom mal i Google Slides: slik lager du den og fyller den fra Sheets

Google Slides er gratis, de fleste kjenner det allerede, og ett enkelt lysbilde blir en grei mal for diplom eller kursbevis. Legg til tillegget Autocrat i Google Sheets, så kan du fylle malen med alle navnene på deltakerlisten. Her ser du hvordan du setter det opp, og hva det overlater til deg etterpå.

Menynavnene nedenfor er de engelske. Bruker du Google-verktøyene på norsk, kan de være oversatt.

Steg 1: Lag malen i Google Slides

1. Opprett en ny presentasjon og slett alt unntatt ett lysbilde.
2. Gå til «File» og deretter «Page setup». Velg «Custom» og skriv inn en diplomstørrelse, for eksempel A4 liggende (29,7 x 21 cm).
3. Legg til logo, ramme og den faste teksten, for eksempel «Kursbevis» og navnet på virksomheten din.
4. Skriv en plassholder der teksten skal endres, omsluttet av doble vinkelparenteser: <<Navn>>, <<Kurs>>, <<Dato>>. Gi hver plassholder skrifttypen og størrelsen du vil ha på den endelige teksten.
5. Sett av plass til lange navn. En plassholder er kort, men «Ingrid Marie Haugland Strømsnes-Olsen» er det ikke.

Lurer du på hva som bør stå på beviset, finner du tips i guiden om mal for kursbevis.

Steg 2: Gjør klar deltakerlisten i Google Sheets

Legg én deltaker per rad, med en overskriftsrad øverst. La overskriftene svare nøyaktig til plassholderne (Navn, Kurs, Dato), fordi Autocrat kobler dem automatisk når de stemmer, og kodene skiller mellom store og små bokstaver. Legg til en kolonne for e-post hvis du vil at Autocrat skal sende filene.

Steg 3: Flett med Autocrat

Autocrat er et tillegg for dokumentfletting i Google Sheets fra New Visions Cloudlab. Det tar data fra regnearket, fletter dem inn i en mal gjennom <<flettekoder>> og lager ett dokument per rad. New Visions' egen veiledning for å komme i gang nevner Google Slides blant dokumenttypene det fungerer med.

1. Installer Autocrat fra Google Workspace Marketplace og åpne det i regnearket.
2. Klikk «New job» og gi jobben et navn.
3. Velg Slides-filen som mal.
4. Koble hver kode til en kolonne. Overskrifter som stemmer, kobles for deg.
5. Under filinnstillingene velger du PDF som filtype og lager et filnavn med koder, for eksempel <<Navn>> kursbevis. Velg en mappe i Drive for resultatet.
6. Slå eventuelt på e-post. Autocrat kan sende hvert dokument som vedlegg på e-post til adressen i e-postkolonnen.
7. Åpne jobbdetaljene og kjør forhåndsvisningen for den første raden som kan flettes. Den fletter én rad og sender e-posten bare til deg, så du kan sjekke resultatet før noen andre ser det.
8. Kjør jobben. Autocrat skriver en status i regnearket for hver rad den har flettet.

Det siste punktet blir viktig senere. Autocrat hopper over rader som allerede har en status, så om du kjører jobben to ganger, sendes det ikke duplikater.

Her stopper dette oppsettet

For en skole eller et lite internt kurs kan Slides og Autocrat være nok. For en kursarrangør som utsteder kursbevis hver uke, dukker det opp tre hull.

Kursbeviset er en fil og ingenting mer. Det er ingen verifiseringsside bak det. Når en arbeidsgiver vil bekrefte at noen har fullført kurset ditt, må de spørre deg, og du må slå det opp i et regneark.

Rettelser er manuelle. Er et navn stavet feil, retter du cellen, sletter statusen for den raden slik at Autocrat fletter den på nytt, og kjører jobben. Deltakeren har da to PDF-er og to e-poster, og du får håpe at de tar vare på den riktige.

Det kjører på kontoen din. Autocrat sender e-post som deg og trenger vid tilgang til Drive, Docs, Slides og Sheets. Noen virksomheter har ikke noe imot det. Andre vil vite hvem som har godkjent det, og hvor deltakerdataene havner.

Neste steg: Diplino

Diplino dekker delen etter malen. Du legger inn logo og farger, laster opp deltakerlisten som en CSV-fil (Google Sheets kan laste ned en direkte), og hver deltaker får et personlig kursbevis på e-post. Hvert kursbevis har sin egen verifiseringsside og QR-kode, så hvem som helst kan sjekke at det er ekte uten å kontakte deg. Diplino sender også en automatisk påminnelse til deltakere som ikke har åpnet kursbeviset sitt, og viser deg hvilke e-poster som kom i retur eller ikke ble åpnet, slik at du kan sende dem på nytt.

Må du rette et navn, retter du det og sender på nytt, og det bruker ikke opp et kursbevis. Det er ingen avgift per kursbevis. Kursbevis, e-poster og verifiseringssiden fungerer på tretten språk, dataene lagres i EU, og en databehandleravtale (DPA) følger med alle planer.

Du kan teste designet med gratis eksempelbevis, så mange du vil. De har vannmerke og kan ikke verifiseres. Free-planen gir deg deretter 10 ekte kursbevis, og betalte planer starter på 12 EUR i måneden ved årsbetaling (eks. mva.).

Lag diplom og kursbevis til alle deltakerne på én gang