Afdruk samenvoegen voor certificaten in Word en Excel: een praktische handleiding
Zo maak je certificaten met afdruk samenvoegen vanuit een Excel-lijst in Microsoft Word, wat Word en Gmail wel en niet kunnen mailen, en wanneer een certificaattool tijd bespaart.
Op deze pagina (6)
Afdruk samenvoegen (mail merge) is de klassieke manier om certificaten voor een hele cursus te maken. Je ontwerpt één certificaat in Microsoft Word, koppelt het aan een Excel-lijst met deelnemers, en Word vult elke naam in. Voor afdrukken werkt dat nog steeds goed. Bij het mailen van de certificaten wordt het lastig, en deze handleiding legt uit waarom.
Zet je Excel-lijst klaar
De checklist van Microsoft zelf is kort en het volgen waard:
- Zet alle deelnemersgegevens op het eerste werkblad van de werkmap.
- Gebruik kolomkoppen die overeenkomen met de velden die je op het certificaat wilt, bijvoorbeeld Voornaam, Achternaam, Cursus en Datum.
- Sla het bestand op je eigen computer op.
- Rond alle wijzigingen af voordat je de lijst aan Word koppelt.
Voeg ook een kolom E-mail toe als je later iets per e-mail wilt versturen.
Maak het certificaat in Word
- Open een leeg document en zet het op liggend. Voeg je logo, een rand en de vaste tekst toe.
- Ga naar Verzendlijsten en dan Afdruk samenvoegen starten, en kies Brieven.
- Kies Adressen selecteren en wijs je Excel-bestand aan. Gebruik Adressenlijst bewerken om iedereen uit te vinken die geen certificaat moet krijgen.
- Klik waar de naam moet komen en gebruik Samenvoegveld invoegen om Voornaam en Achternaam toe te voegen. Doe hetzelfde voor cursus en datum.
- Maak de samenvoegvelden op zoals je de uiteindelijke tekst wilt zien. Selecteer een veld om het lettertype of de grootte te wijzigen.
- Kies Voorbeeld van resultaten en blader met de pijlknoppen door een paar deelnemers. Controleer lange namen en datums.
- Ga naar Voltooien en samenvoegen. Hier kun je kiezen voor Afzonderlijke documenten bewerken, Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.
Sla het hoofddocument op. Het houdt de koppeling met het Excel-bestand, dus je kunt het voor de volgende cursus opnieuw gebruiken.
Kan Word de certificaten via afdruk samenvoegen mailen?
Gedeeltelijk, en dat hangt af van je computer. Samenvoegen naar e-mail in Word vereist een MAPI-compatibel e-mailprogramma, zoals Outlook, dat op je computer is geïnstalleerd.
Voor Windows is Microsoft duidelijk: Word stuurt een apart bericht naar elk adres, en je kunt geen bijlagen toevoegen, alleen links. De samengevoegde tekst komt in de e-mail zelf, niet in een certificaatbestand.
Op een Mac kan Word het samengevoegde bericht in plaats daarvan als bijlage versturen. De e-mail heeft dan geen berichttekst, en het samengevoegde document gaat mee als bijlage.
Afdruk samenvoegen is dus heel goed om een stapel certificaten af te drukken en minder goed om elke persoon een pdf te mailen.
En Gmail?
Gmail heeft nu een eigen functie voor samenvoegen in sommige betaalde Google Workspace-abonnementen (Workspace Individual, Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus, Education Standard en Plus). Je kunt een Google Sheet koppelen en samenvoegtags zoals @firstname in het bericht gebruiken.
Het maakt de e-mail persoonlijk, niet een bijlage. Voeg je een bestand toe, dan gaat volgens Google dezelfde bijlage mee in de kopie van elke ontvanger. Samenvoegtags werken niet in de onderwerpregel, en elke e-mail krijgt automatisch een afmeldlink. Dat past beter bij een nieuwsbrief dan bij een persoonlijk certificaat.
Waar afdruk samenvoegen ophoudt
Ook als het samenvoegen werkt, blijft een deel handwerk.
Een certificaat valt niet te controleren. Een afgedrukt vel of een Word-bestand heeft geen verificatiepagina, dus een werkgever die het wil bevestigen, moet contact met je opnemen.
Correcties betekenen een nieuwe ronde. Een verkeerd gespelde naam betekent de rij in Excel verbeteren, opnieuw samenvoegen en het certificaat van die persoon opnieuw versturen of afdrukken.
Het versturen blijft jouw werk. Op Windows voeg je elk bestand zelf toe en verstuur je het zelf. Met Gmail kun je de tekst persoonlijk maken, maar niet het certificaat.
De volgende stap: Diplino
Diplino begint bij dezelfde lijst. Sla je Excel-werkblad op als CSV-bestand en upload het, en elke deelnemer krijgt een persoonlijk certificaat per e-mail, met je logo en kleuren. Elk certificaat heeft een eigen verificatiepagina en QR-code, zodat iedereen kan controleren of het echt is zonder het jou te vragen. Diplino stuurt ook automatisch een herinnering aan deelnemers die hun certificaat niet hebben geopend, en laat je zien welke e-mails zijn gebounced of niet zijn geopend, zodat je ze opnieuw kunt versturen.
Is een naam fout, dan verbeter je die en verstuur je het certificaat opnieuw. Dat kost geen certificaat, want je betaalt niet per certificaat. Certificaten, e-mails en de verificatiepagina werken in twaalf talen, de gegevens worden in de EU gehost, en elk abonnement bevat een verwerkersovereenkomst (DPA).
Je kunt je ontwerp proberen met gratis voorbeeldcertificaten, zoveel als je wilt. Ze hebben een watermerk en kunnen niet worden geverifieerd. Het Free-abonnement bevat 10 echte certificaten, en betaalde abonnementen beginnen bij 12 EUR per maand bij jaarlijkse betaling.