Een certificaat template maken in Google Slides en vullen vanuit Sheets
Bouw een certificaat template in Google Slides, vul die met namen uit Google Sheets via de Autocrat-add-on, en zie waar deze opzet ophoudt.
Op deze pagina (5)
Google Slides is gratis, de meeste mensen kennen het al, en één dia is een prima certificaat template. Voeg de Autocrat-add-on toe aan Google Sheets en je kunt die template vullen met elke naam op je deelnemerslijst. Zo zet je het op, en dit blijft daarna voor jou over.
Stap 1: Bouw de template in Google Slides
- Maak een nieuwe presentatie en verwijder alles behalve één dia.
- Ga naar Bestand en dan Pagina-instelling. Kies Aangepast en vul een formaat voor het certificaat in, bijvoorbeeld A4 liggend (29,7 x 21 cm) of US Letter liggend (11 x 8,5 inch).
- Voeg je logo, een rand en de vaste tekst toe, zoals "Certificaat" en de naam van je organisatie.
- Typ een tijdelijke aanduiding op elke plek waar de tekst moet veranderen, tussen dubbele punthaken:
<<Naam>>,<<Cursus>>,<<Datum>>. Geef elke tijdelijke aanduiding het lettertype en de grootte die je voor de uiteindelijke tekst wilt. - Houd ruimte vrij voor lange namen. Een tijdelijke aanduiding is kort, maar "Maria Fernanda Rodríguez Alvarado" niet.
Stap 2: Zet de deelnemerslijst klaar in Google Sheets
Zet één deelnemer per rij, met een kopregel bovenaan. Laat de kolomkoppen precies overeenkomen met je tijdelijke aanduidingen (Naam, Cursus, Datum), want Autocrat koppelt ze automatisch als ze overeenkomen, en de tags zijn hoofdlettergevoelig. Voeg een kolom E-mail toe als je wilt dat Autocrat de bestanden verstuurt.
Stap 3: Samenvoegen met Autocrat
Autocrat is een add-on voor Google Sheets van New Visions Cloudlab om documenten samen te voegen. Het neemt gegevens uit een spreadsheet, voegt ze via samenvoegtags zoals <<Naam>> samen in een template en maakt één document per rij. De eigen startershandleiding van New Visions noemt Google Slides bij de documenttypen waarmee het werkt.
- Installeer Autocrat via de Google Workspace Marketplace en open het in je spreadsheet.
- Klik op New Job en geef de taak een naam.
- Kies je Slides-bestand als template.
- Koppel elke tag aan een kolom. Overeenkomende kolomkoppen worden voor je gekoppeld.
- Kies bij de bestandsinstellingen pdf als bestandstype en stel een bestandsnaam met tags in, bijvoorbeeld
<<Naam>> certificaat. Kies een map in Drive voor de uitvoer. - Zet eventueel e-mail aan. Autocrat kan elk document als bijlage mailen naar het adres in je kolom E-mail.
- Open de details van de taak en voer het voorbeeld uit voor de eerste rij die kan worden samengevoegd. Dat voegt één rij samen en stuurt de e-mail alleen naar jou, zodat je het resultaat kunt controleren voordat iemand anders het ziet.
- Voer de taak uit. Autocrat zet in de spreadsheet een status bij elke rij die is samengevoegd.
Dat laatste punt is later belangrijk. Autocrat slaat elke rij over die al een status heeft, dus als je de taak twee keer uitvoert, worden er geen dubbele berichten verstuurd.
Waar deze opzet ophoudt
Voor een school of een kleine interne cursus kunnen Slides en Autocrat genoeg zijn. Voor een opleidingsbedrijf dat elke week certificaten uitgeeft, ontstaan er drie gaten.
Het certificaat is een bestand en verder niets. Er zit geen verificatiepagina achter. Wil een werkgever bevestigd zien dat iemand je cursus heeft afgerond, dan moet die het jou vragen en moet jij het opzoeken in een spreadsheet.
Correcties gaan met de hand. Is een naam verkeerd gespeld, dan verbeter je de cel, verwijder je de status van die rij zodat Autocrat hem opnieuw samenvoegt, en voer je de taak uit. De deelnemer heeft dan twee pdf's en twee e-mails, en je hoopt dat hij de juiste bewaart.
Het draait op jouw account. Autocrat verstuurt e-mail namens jou en heeft ruime toegang nodig tot je Drive, Docs, Slides en Sheets. Sommige organisaties vinden dat prima. Andere willen weten wie het heeft goedgekeurd en waar de gegevens van deelnemers terechtkomen.
De volgende stap: Diplino
Diplino neemt het deel na de template voor zijn rekening. Je voegt je logo en kleuren toe, uploadt je deelnemerslijst als CSV-bestand (Google Sheets kan er direct een downloaden), en elke deelnemer krijgt een persoonlijk certificaat per e-mail. Elk certificaat heeft een eigen verificatiepagina en QR-code, zodat iedereen kan controleren of het echt is zonder contact met je op te nemen. Diplino stuurt ook automatisch een herinnering aan deelnemers die hun certificaat niet hebben geopend, en laat je zien welke e-mails zijn gebounced of niet zijn geopend, zodat je ze opnieuw kunt versturen.
Moet je een naam verbeteren, dan verbeter je die en verstuur je het opnieuw, en dat kost geen certificaat. Je betaalt niet per certificaat. Certificaten, e-mails en de verificatiepagina werken in twaalf talen, de gegevens worden in de EU gehost, en bij elk abonnement hoort een verwerkersovereenkomst (DPA).
Je kunt je ontwerp testen met gratis voorbeeldcertificaten, zoveel als je wilt. Ze hebben een watermerk en kunnen niet worden geverifieerd. Het Free-abonnement geeft je daarna 10 echte certificaten, en betaalde abonnementen beginnen bij 12 EUR per maand bij jaarlijkse betaling.