Publipostage d'attestations avec Word et Excel : guide pratique
Comment faire le publipostage d'attestations dans Word à partir d'une liste Excel, ce que Word et Gmail savent ou non envoyer par e-mail, et quand un outil d'attestations fait gagner du temps.
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Le publipostage est la méthode classique pour produire les attestations de toute une session. Vous concevez une attestation dans Microsoft Word, vous la reliez à une liste Excel de participants, et Word remplit chaque nom. Pour l'impression, cela marche toujours très bien. C'est l'envoi par e-mail qui se complique, et ce guide explique pourquoi.
Préparer votre liste Excel
La liste de contrôle de Microsoft est courte et mérite d'être suivie :
- Mettez toutes les données des participants sur la première feuille du classeur.
- Utilisez des en-têtes de colonne qui correspondent aux champs voulus sur l'attestation, par exemple Prénom, Nom, Formation et Date.
- Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
- Terminez toutes les modifications avant de relier la liste à Word.
Ajoutez aussi une colonne E-mail si vous comptez envoyer quelque chose par e-mail plus tard.
Créer l'attestation dans Word
- Ouvrez un document vierge et passez-le en orientation paysage. Ajoutez votre logo, une bordure et le texte fixe.
- Allez dans l'onglet Publipostage, puis Démarrer la fusion et le publipostage, et choisissez Lettres.
- Choisissez Sélection des destinataires et indiquez votre fichier Excel. Utilisez Modifier la liste de destinataires pour décocher les personnes qui ne doivent pas recevoir d'attestation.
- Cliquez là où le nom doit apparaître et utilisez Insérer un champ de fusion pour ajouter Prénom et Nom. Faites de même pour la formation et la date.
- Mettez en forme les champs de fusion comme le texte final. Sélectionnez un champ pour changer sa police ou sa taille.
- Choisissez Aperçu des résultats et parcourez quelques participants avec les flèches. Vérifiez les noms longs et les dates.
- Allez dans Terminer et fusionner. Vous pouvez y choisir Modifier des documents individuels, Imprimer les documents ou Envoyer des messages électroniques.
Enregistrez le document principal. Il garde sa connexion au fichier Excel, et vous pourrez le réutiliser pour la session suivante.
Le publipostage Word peut-il envoyer les attestations par e-mail ?
En partie, et cela dépend de votre ordinateur. Le publipostage par e-mail de Word a besoin d'un programme de messagerie compatible MAPI, comme Outlook, installé sur votre ordinateur.
Sous Windows, Microsoft est clair : Word envoie un message individuel à chaque adresse, et vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes, seulement des liens. Le texte fusionné va dans le corps de l'e-mail, pas dans un fichier d'attestation.
Sur Mac, Word peut au contraire envoyer le message fusionné en pièce jointe. L'e-mail n'a alors pas de corps de texte, et le document fusionné voyage comme fichier joint.
Le publipostage est donc très bon pour imprimer une pile d'attestations, et beaucoup moins pour envoyer un PDF à chaque personne.
Et Gmail ?
Gmail propose désormais son propre publipostage sur certaines offres payantes de Google Workspace (Workspace Individual, Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, Education Standard et Plus). Vous pouvez lier une feuille Google Sheets et utiliser dans le message des balises de fusion comme @firstname.
Il personnalise l'e-mail, pas une pièce jointe. Si vous joignez un fichier, Google précise que la même pièce jointe est ajoutée à la copie de chaque destinataire. Les balises de fusion ne fonctionnent pas dans l'objet, et un lien de désabonnement est ajouté automatiquement à chaque e-mail. Cela convient mieux à une newsletter qu'à une attestation personnelle.
Là où le publipostage s'arrête
Même quand la fusion fonctionne, certaines choses restent manuelles.
Impossible de vérifier une attestation. Une feuille imprimée ou un fichier Word n'a pas de page de vérification, donc un employeur qui veut la confirmer doit vous contacter.
Chaque correction relance un cycle. Un nom mal orthographié oblige à corriger la ligne Excel, refaire la fusion et renvoyer ou réimprimer l'attestation de cette personne.
L'envoi reste à votre charge. Sous Windows, vous joignez et envoyez chaque fichier vous-même. Avec Gmail, vous pouvez personnaliser le texte, mais pas l'attestation.
L'étape suivante : Diplino
Diplino part de la même liste. Enregistrez votre feuille Excel au format CSV et importez-la : chaque participant reçoit son attestation personnelle par e-mail, avec votre logo et vos couleurs. Depuis le 1er novembre 2026, et pour tous les clients, Diplino relance automatiquement ceux qui n'ont pas ouvert leur attestation et vous montre quels e-mails ont été rejetés ou n'ont pas été ouverts, pour que vous puissiez les renvoyer. Chaque attestation a sa propre page de vérification et son QR code, donc n'importe qui peut vérifier qu'elle est authentique sans vous le demander.
Si un nom est faux, vous le corrigez et renvoyez l'attestation. Cela ne consomme pas d'attestation, car il n'y a pas de frais par attestation. Les attestations, les e-mails et la page de vérification fonctionnent en neuf langues, les données sont hébergées dans l'UE et chaque forfait comprend un DPA.
Vous pouvez tester votre design avec des attestations d'essai gratuites, autant que vous voulez. Elles portent un filigrane et ne peuvent pas être vérifiées. Le forfait Free comprend 10 vraies attestations, et les forfaits payants commencent à 12 EUR par mois, facturés annuellement.